Troisdorf (Nordrhein-Westfalen) – Lange Wartezeiten vor dem Bauamt und mühsame Anfahrtswege gehören für Bauherren in Troisdorf der Vergangenheit an. Seit Anfang 2025 können Bauherren, Architekten und Interessierte ihre Anliegen rund um das Thema Bauen bequem von zu Hause oder dem Büro aus klären. Das „Virtuelle Beratungsbüro“ ermöglicht mit wenigen Klicks eine persönliche Beratung zum Bauprojekt, inklusive der Möglichkeit Pläne und Geodaten gemeinsam zu betrachten. Das spart Zeit, reduziert den CO2-Ausstoß und verbessert durch eine strukturierte Vorab-Prüfung den Genehmigungsprozess.
Fachberatung im geschützten digitalen Raum
Baurecht ist komplex. Neben der Landesbauordnung, die Aspekte wie Brandschutz, Statik und Abstände zu Nachbargebäuden regelt, gibt es auch noch die kommunalen Bebauungspläne. Diese legen fest, was wo wie genau gebaut werden darf. Die Vorgaben reichen von der Anzahl der Stockwerke des neuen Eigenheims im Neubaugebiet bis zur Farbe der Ziegel im historischen Stadtkern. Je nach Ort und Gebiet müssen ganz unterschiedliche Vorgaben beachtet werden. Bevor man den Bauantrag stellt, ist es daher sinnvoll mit den zuständigen Behörden das geplante Projekt zu besprechen.
Die Stadt Troisdorf bietet hierfür bereits seit längerer Zeit wöchentliche Beratungstermine an. Die Termine dienen dazu, Unklarheiten zu den örtlichen Verhältnissen auszuräumen. So können bereits in der Planungsphase unnötige Kosten durch Fehlplanungen vermieden und Verzögerungen im behördlichen Verfahren vorgebeugt werden.
Mit der Einführung des digitalen Bauantrags in Nordrhein-Westfalen entstand jedoch ein Medienbruch: Das formale Antragsverfahren konnten Bauherren von zu Hause aus bequem digital erledigen. Für die vorgeschaltete Beratung mussten sie aber zur Verwaltung ins Rathaus. Das „Virtuelle Beratungsbüro“ löst diesen Bruch auf. Bauherren und Architekten tauschen sich nun per Videokonferenz digital mit dem Bauamt aus – datensicher und bequem vom Sofa aus.
Beschreibung des Projektes
Das Ziel der Stadt Troisdorf war es einen zeitgemäßen und niedrigschwelligen Zugang zu den Beratungsleistungen im Baubereich zu ermöglichen. Das Projekt wurde nicht als reine IT-Maßnahme, sondern als interdisziplinäre Modernisierung der Bauverwaltung angegangen. Unter der Federführung des Amtes für Bauaufsicht arbeiteten die zentrale IT-Abteilung und die Stabsstelle Digitalisierung eng zusammen.
Die Umsetzung erfolgte in einem agilen Prozess, der mit einer detaillierten Bedarfsanalyse begann. Datenschutz stand dabei an oberster Stelle. Schließlich sollten sensible Angelegenheiten zu Bauprojekten besprochen sowie Planungsunterlagen gemeinsam betrachtet werden. Es wurde eine Software-Lösung gewählt, die auf sicheren Servern läuft und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung garantiert. Parallel zur Auswahl der Software-Lösung wurden die Arbeitsplätze der Sachbearbeitenden gezielt mit hochwertigen Webcams und Headsets aufgerüstet.
Um die Akzeptanz innerhalb der Verwaltung sicherzustellen, band die Projektleitung die Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess ein. Schulungen im Umgang mit der Software sorgten für die notwendige Sicherheit im digitalen Kundenkontakt. Nach der internen Testphase folgte der offizielle Roll-out, der durch gezieltes Marketing ergänzt wurde.
Für weniger technikaffine Bürgerinnen und Bürger gibt es weiter das Beratungsangebot auch in Präsenz.
Wie funktioniert es?
Der Zugang zum virtuellen Beratungsbüro ist bewusst niederschwellig gestaltet und erfordert keinerlei technische Vorkenntnisse.
Für das virtuelle Beratungsbüro benötigt man keine besondere App oder Software. Es genügt der normale Internetbrowser. Das Ganze funktioniert auf jedem handelsüblichen Endgerät mit Kamera und Mikrofon wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone.
Der Prozess beginnt mit der Online-Terminbuchung über die Webseite der Stadt Troisdorf. Ein interaktiver Kalender zeigt verfügbare Zeitfenster an, die direkt reserviert werden können. Erste Entwürfe oder Fragenkataloge können Bauherren vorab per Mail an die Bauberatung übermitteln. So kann die Sachbearbeitung den Termin optimal vorbereiten und bereits vor Gesprächsbeginn die digitale Bauakte sichten.
Nach der Buchung versendet das System automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit einem personalisierten Zugangslink. Zum vereinbarten Zeitpunkt öffnet sich der virtuelle Raum direkt im Webbrowser. Über die Bildschirmfreigabe (Screen-Sharing) kann die Sachbearbeitung dann auch Fachanwendungen wie das Geoinformationssystem (GIS) oder Bebauungspläne einblenden. So sehen alle Beteiligten zeitgleich dieselben Details und können komplexe baurechtliche Fragen direkt am digitalen Plan erörtern.
Technisch kommt eine Lösung auf gesicherten Servern mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Einsatz. So ist die Vertraulichkeit der besprochenen Planungsdaten gewährleistet.
Was hat sich durch das Projekt geändert?
Durch den Wegfall von Anfahrtswegen und die Vermeidung der Parkplatzsuche ergibt sich ein deutlicher Zeitgewinn. Früher dauerten die Beratungen inklusive Anreise und Wartezeiten oft mehrere Stunden. Heute reicht vielfach ein Zeitfenster von 30 bis 60 Minuten.
Durch die digitale Terminbuchung ist auch die Arbeitsorganisation für die Verwaltungsmitarbeitenden einfacher. Diese können ihren Arbeitstag um die festen Beratungstermine herumplanen.
Die Qualität der Fachgespräche hat sich durch die strukturierte Vorbereitung verbessert. Da Entwürfe oft vorab digital eingereicht werden, kann sich die Sachbearbeitung gezielter auf die Termine einstellen. Die gemeinsame Visualisierung von Bebauungsplänen und Geodaten am Bildschirm minimiert zudem Missverständnisse.
Neben der Effizienz leistet das Projekt einen Beitrag zum Klimaschutz und zur Barrierefreiheit. Jeder vermiedene Weg zum Rathaus spart CO2 ein. Gleichzeitig kann das virtuelle Angebot auch von Menschen mit Mobilitätseinschränkungen problemlos genutzt werden.
Für die Stadt Troisdorf stärkt das Angebot zudem das Profil als moderne und agile Kommune.
So wurde es gemacht
Ziel
Die Zielsetzung war, einen zeitgemäßen und flexiblen Zugang zu Beratungsleistungen zu bieten, unabhängig vom Standort der Bürgerschaft. Durch eine digitale Lösung sollte die Effizienz der Verwaltungsprozesse gesteigert werden und die Wartezeit der Bürgerinnen und Bürger im Rathaus entfallen. So sollte zudem die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger sowie der Verwaltungsmitarbeitenden nachhaltig gesteigert werden.
Vorgehen
Zunächst bildete die Stadt ein interdisziplinäres Team aus dem Amt für Bauaufsicht, der zentralen IT-Abteilung und der Stabsstelle Digitalisierung. Die Verantwortlichen analysierten zunächst in einem agilen Prozess die die notwendigen Funktionen für die Planbesprechung und die Anforderungen an den Datenschutz. Die Wahl fiel auf eine Software-Lösung mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf gesicherten Servern. Danach erfolgte die technische Aufrüstung der Arbeitsplätze mit hochwertigen Webcams und Headsets. Parallel dazu wurden die Mitarbeitenden darin geschult, wie die Beratung mit der neuen Technik zukünftig ablaufen würden. Nach einer internen Testphase wurde das System offiziell eingeführt und über die städtische Webseite beworben. Die analoge Beratung blieb dabei als ergänzendes Angebot erhalten, um weniger technikaffinen Menschen weiterhin eine Beratung anzubieten.
Aufwand
Der finanzielle Investitionsbedarf war verhältnismäßig gering, da auf bestehende digitale Infrastruktur der Stadt aufgesetzt werden konnte.
Kosten fielen für die Anschaffung von hochwertigen Webcams und Headsets für die Beratungsarbeitsplätze an. Hinzu kommen regelmäßige Lizenzgebühren für die Bereitstellung der Videokonferenz-Plattform. Der personelle Aufwand umfasste die interdisziplinäre Bedarfsanalyse, die Konfiguration der Software sowie die Schulung der Mitarbeitenden durch die IT-Abteilung.
Verantwortliche
Die Federführung für das Projekt lag beim Amt für Bauaufsicht in enger Abstimmung mit der zentralen IT-Abteilung und der Stabsstelle Digitalisierung der Stadt Troisdorf.
Die IT-Abteilung kümmerte sich um den technischen Hintergrund und bietet den Support der Software-Infrastruktur. Die Beratungen selbst werden eigenverantwortlich von den Sachbearbeitenden des Bauamtes vorgenommen.
Erfolgsfaktoren
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg war die enge, interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Bauaufsicht und IT-Abteilung. Die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden sorgte für hohe Motivation und Servicebereitschaft. Wichtig ist zudem die einfache Handhabung: Da die Lösung ohne Softwareinstallation direkt im Browser funktioniert, bleibt die Einstiegshürde für Bürger und Architekten sehr gering. Eine robuste technische Infrastruktur verhindert Verbindungsabbrüche.
Stolpersteine
Es muss kontinuierlich darauf geachtet werden, auch weniger technikaffine Bürger nicht abzuhängen – die analoge Beratung bleibt daher als Ergänzung erhalten. Ein weiterer Stolperstein war die Beachtung von Datenschutz bei der Besprechung sensibler Planungsdaten sein. Diesem wurde durch die Auswahl einer Software-Lösung mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf gesicherten Servern begegnet.
Ansprechpartner
Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:
Stabsstelle Digitalisierung der Stadt Troisdorf
E‑Mail: Stabsstelle-Digitalisierung@troisdorf.de
Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.
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