Bergheim (Nordrhein-Westfalen) – Die Kreisstadt nutzt Künstliche Intelligenz, um Verwaltungsabläufe zu erleichtern. Seit Mitte 2025 beschleunigt die Plattform „KoKI“ (Kommunale KI) Routinearbeiten, zum Beispiel bei der Beschaffung oder im Pressebereich. Eine Dienstanweisung und Pflichtschulungen bilden das Fundament für den datenschutzkonformen Einsatz. Spezielle KI-Agenten unterstützen bei komplexen Aufgaben. Das Ergebnis: Spürbare Zeitersparnis und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Künstliche Intelligenz zieht ins Rathaus ein
Dass Beschäftigte ChatGPT auch beruflich nutzten, war in Bergheim längst Realität, allerdings ohne geregelten Rahmen. Um die Nutzung datenschutzkonform zu ermöglichen startete die Stadtverwaltung Ende 2024 ein Pilotprojekt. Auf einem eigens beschafften Rechner installierte die IT-Abteilung ein Open-Source-Sprachmodell. Dieser lokale „Experimentierraum“ ermöglichte es einem kleinen Kreis von Beschäftigten, die Potenziale der Technologie ohne Risiko für sensible Daten zu erkunden.
Schnell zeigte sich, dass die Möglichkeiten und der Bedarf in den Fachabteilungen groß waren. Gleichzeitig war der Betrieb im eigenen Haus für eine größere Nutzerzahl aufwendig. Seit Mitte 2025 setzt die Verwaltung auf „KoKI“, die Kommunale KI des regionalen IT-Dienstleisters kdvz Rhein-Erft-Rur. Diese Plattform bietet einen geschützten Raum, in dem sensible Daten die gesicherte Infrastruktur des Dienstleisters nicht verlassen. Der Pilot-Rechner wird seither für Tests mit lokalen Sprach- sowie Bildgenerierungsmodellen genutzt.
Beschreibung des Projektes
Aufbauend auf den Erkenntnissen aus dem Pilotprojekt testete die Verwaltung KoKI zunächst mit einer kleinen Gruppe von Nutzerinnen und Nutzern. Eine zentrale Erkenntnis dieser Phase war, dass es neben einem rechtlich sicheren technischen System auch klare Regeln braucht: Im Juli 2026 veröffentlichte die Stadt daher eine Dienstanweisung zum KI-Einsatz Außerdem gilt: Wer KoKI nutzen möchte, absolviert vorher eine Schulung zur KI-Kompetenz.
Seitdem wird KoKI schrittweise in weiteren Bereichen eingesetzt, mit aktuell ca. 95 Nutzenden. Betreut wird das Thema von Digitalisierungsmanager und KI-Beauftragten Tobias Neu.
Wie funktioniert es?
KoKI arbeitet in Bergheim vor allem über spezialisierte Assistenten – KI-Agenten, die auf konkrete Aufgaben zugeschnitten sind. Diese digitalen Helfer unterstützen die Beschäftigten im Alltag beispielsweise dabei, E‑Mails zusammenzufassen oder zu formulieren. In der Beschaffung kombiniert die Verwaltung Assistenten mit vorbereiteten Prompts: Die Eckdaten eines Vorgangs werden einmal eingegeben und dienen anschließend als Grundlage für die Recherche und Weiterbearbeitung. Ebenso lassen sich aus umfangreichen Angeboten die relevanten Informationen für den Beschaffungsvorgang herausziehen. Der Assistent „800 Erklärbär“ bereitet komplexe Sachverhalte und Fachbegriffe verständlich auf.
Ein neues Einsatzfeld wird derzeit gemeinsam mit dem Sozialbereich erprobt: Dort soll ein spezialisierter Assistent bei der Prüfung von Anträgen und der Vollständigkeit von Bescheiden unterstützen. Als Wissensbasis nutzt er dafür die einschlägigen Sozialgesetzbücher.
Daneben gibt es einen Presseagenten, der aus Stichworten und dem städtischen Presseleitfaden erste Entwürfe für Pressemitteilungen erstellt.
Was hat sich durch das Projekt geändert?
Die Einführung von KoKI hat den Arbeitsalltag in Bergheim nachhaltig verändert. Der größte Mehrwert liegt in der spürbaren Zeitersparnis bei Routineaufgaben. Vor allem in den Bereichen, für die bereits spezialisierte Assistenten existieren – wie in der Beschaffung oder der Pressearbeit –, lassen sich Aufgaben deutlich schneller vorbereiten und bearbeiten.
Gleichzeitig wurde die Rechtssicherheit massiv erhöht. Anstatt externe KI-Dienste ungeregelt zu nutzen, arbeiten die Beschäftigten nun in einer datenschutzkonformen Umgebung, die den Anforderungen der IT-Sicherheit entspricht. Die Dienstanweisung sorgt seit Juli 2026 für zusätzliche Klarheit und Vertrauen im Umgang mit der neuen Technologie.
Ein weiterer Erfolg ist der flächendeckende Aufbau von KI-Kompetenz. Durch die verpflichtenden Schulungen wächst in der gesamten Verwaltung das Wissen über die Möglichkeiten, aber auch über die Grenzen der Technologie. Zudem hat das Projekt eine neue Innovationskultur angestoßen: Anstatt zentraler Vorgaben entstehen neue Anwendungsfälle direkt aus der Praxis. Die Beschäftigten bringen eigene Ideen ein, die gemeinsam ausprobiert und zu neuen Werkzeugen weiterentwickelt werden – wie der Prüfassistent im Sozialbereich.
So wurde es gemacht
Ziel
Bergheim will KI datenschutzkonform und gewinnbringend im Arbeitsalltag einsetzen. Den Beschäftigten soll eine sichere Alternative zur ungeregelten Nutzung externer KI-Dienste zur Verfügung stehen. Dabei steht die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, insbesondere zum Schutz sensibler Daten, an erster Stelle.
Vor allem Routinetätigkeiten, die sich nicht über klassische Fachverfahren automatisieren lassen, sollen mit KI deutlich schneller erledigt werden – etwa das Klassifizieren, Vorsortieren und Bewerten von Dokumenten wie Rechnungen.
Langfristig soll sich die Plattform zum zentralen „Hub“ der Verwaltung entwickeln. Geplant ist eine technische Anbindung an das Dokumentenmanagement-System (DMS) sowie an die wichtigsten Fachverfahren, um durchgängige Workflows zu ermöglichen. Denkbar ist auch eine Anbindung an n8n oder andere Open-Source-Prozessplattformen.
Vorgehen
Bergheim versteht die KI-Einführung als Change-Projekt und geht schrittweise vor. Zunächst schuf die Stadtverwaltung Ende 2024 eine Testumgebung mit einem eigenen Server und einem lokal betriebenen Sprachmodell. Ein kleiner Kreis von Nutzenden konnte so erste Erfahrungen mit Künstlicher Intelligenz in einer sicheren Umgebung sammeln.
Aufgrund des großen Potenzials der Technologie und des großen Aufwandes eines selbst betriebenen Systems für die gesamte Verwaltung wurde Mitte 2025 auf die Plattform KoKI gewechselt. Dies bot durch den Betrieb in einem kommunalen Rechenzentrum eine datenschutzkonforme Infrastruktur ohne aufwendigen Eigenbetrieb. Das Testsystem wird aber weiterhin für Spezialfälle wie Bildgenerierung genutzt.
Parallel dazu schuf die Kreisstadt die Rahmenbedingungen: Im Juli 2026 trat eine Dienstanweisung in Kraft, die den rechtssicheren Umgang mit der KI regelt. Neben der Dienstanweisung gehören dazu Schulung zur KI-Kompetenz, die alle Nutzenden vor dem ersten Systemzugriff absolvieren müssen.
Die Assistenten entstehen zunächst zentral – auf Zuruf der Beschäftigten in den Fachbereichen. Die Ideen werden gemeinsam mit dem KI-Beauftragten ausprobiert, bewertet und weiterentwickelt. Interne Workshops helfen, im ganzen Haus weitere Anwendungsfälle zu finden. Mittelfristig sollen geschulte Ansprechpersonen in den Abteilungen ihre Assistenten selbst aufbauen können. Ergänzend sind Schulungen zum Prompting für die gesamte Verwaltung vorgesehen.
Aufwand
Der finanzielle und personelle Aufwand setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:
Das Thema KI wird von einem Digitalisierungsmanager betreut, der die Funktion des KI-Beauftragten übernimmt. Diese Aufgabe ist in eine bestehende Stellenbeschreibung integriert und wird nicht als Vollzeitstelle geführt.
Die finanziellen Kosten umfassen die Bereitstellung der Plattform KoKI sowie die Gebühren für den technischen Support durch den kommunalen IT-Dienstleister. Während der Pilotphase fielen zudem Kosten für die Anschaffung eigener Hardware an.
Für den breiteren Einsatz musste eine Dienstanweisung erarbeitet werden. Schon die internen Abstimmungen zur KI-Einführung dauerten länger als geplant, weil viele zusätzliche Anforderungen aufgenommen und geklärt werden mussten – inhaltlich war das nicht kompliziert, aber zeitaufwendig.
Wer KoKI nutzen möchte, absolviert vorher eine Schulung zur KI-Kompetenz. Hinzu kommen Prompting-Schulungen für die gesamte Verwaltung.
Die Assistenten werden zentral aufgebaut, getestet und weiterentwickelt. Neue Nutzerinnen und Nutzer werden beim ersten Arbeiten mit KoKI begleitet.
Verantwortliche
Die Projektsteuerung liegt beim Digitalisierungsmanager und KI-Beauftragten Tobias Neu. Er koordiniert die Einführung und steuert den Aufbau der spezialisierten Assistenten.
Für die technische Bereitstellung der Plattform KoKI sowie die Gewährleistung der IT-Sicherheit ist der kommunale IT-Dienstleister kdvz Rhein-Erft-Rur verantwortlich.
Die inhaltliche Ausgestaltung der KI-Agenten erfolgt in Zusammenarbeit des KI-Beauftragten und der Ideengeber aus den Fachbereichen.
Erfolgsfaktoren
Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg in Bergheim ist die konsequente Einbindung der Beschäftigten. Die besten Ideen kommen aus den Fachbereichen. Wer Anwendungsfälle selbst einbringt, nutzt die Lösung auch. Statt auf eine perfekte Lösung zu warten, testet die Verwaltung im Alltag und entwickelt weiter, was sich bewährt.
Zudem begreift Bergheim die Einführung als Change-Projekt. Durch die Schulungen vor der ersten Nutzung und die Begleitung bei den ersten Schritten werden Hemmschwellen und Ängste abgebaut. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Ehrlichkeit über die Grenzen der Technologie: Die Verwaltung kommuniziert offen, für welche Aufgaben die KI heute noch nicht geeignet ist.
Der überregionale Austausch im Anwenderforum der Kommunalverwaltungen hilft zudem, von den Erfahrungen anderer Städte zu lernen.
KI-Beauftragter Tobias Neu fasst den Erfolgsweg so zusammen: „Traut euch, neue Dinge auszuprobieren und bezieht die Nutzerinnen und Nutzer mit ein.“
Stolpersteine
Die Einführung verlief nicht völlig ohne Hürden. Eine Herausforderung waren die zeitaufwendigen internen Abstimmungsprozesse. Die Klärung zahlreicher organisatorischer Anforderungen der Fachbereiche nahm mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich gedacht.
Bei der ersten Testumgebung im eigenen Haus erwies es sich zudem als schwierig, kurzfristig eine Infrastruktur bereitzustellen, die sowohl einer erhöhten Nutzerzahl als auch den Anforderungen der IT-Sicherheit gerecht wird. Mit KoKI entfällt das Hosting im eigenen Haus.
Technische Grenzen zeigten sich anfangs bei der Verarbeitung sehr umfangreicher Dokumente wie dem Ortsrecht oder Dienstanweisungen.
Um veraltete Rechtsgrundlagen bei der Prüfung von Bescheiden zu vermeiden, nutzt die Verwaltung künftig das neue Legal-Tool der Plattform, das aktuelle Rechtsquellen direkt anbindet.
Bildgenerierung ist sehr ressourcenhungrig und lässt sich in KoKI nur eingeschränkt abbilden. Dafür wird das ehemalige Testsystem verwendet.
Ansprechpartner
Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:
Kreisstadt Bergheim
Kevin Clemens
E‑Mail: Kevin.Clemens@Bergheim.de
Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.
Der „Digital-Newsletter“ wird unterstützt von:
Teile dieses Artikels wurden auf Basis von Änderungsvorschlägen einer KI-Assistentin überarbeitet, um den Text präziser und lesefreundlicher zu gestalten.
