Zell/Ulmen/Cochem/Kaisersesch (Landkreis Cochem/Zell) – Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und der Fachkräftemangel bringen viele Verwaltungen an ihre Grenzen. Die Verbandsgemeinden Zell, Ulmen, Cochem und Kaisersesch (IKZ ZUCK) haben einen Ausweg gefunden: Sie teilen sich einen Prozessdesigner. Statt dass jede Verwaltung für sich arbeitet, entwickelt nun ein Spezialist standardisierte Lösungen für alle vier. Das spart Kosten, bündelt Kompetenzen und wurde 2024 mit dem EIFEL Award ausgezeichnet.
Komplexe Anforderungen treffen auf knappe Stellenpläne
Die Digitalisierung der Verwaltung wird oft auf die technische Ausstattung reduziert. Doch die eigentliche Herausforderung bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) liegt in den Abläufen. Ein guter Online-Dienst ist mehr als ein PDF-Formular im Internet. Der dahinterliegende Verwaltungsprozess muss neu gedacht, vereinfacht und digital abgebildet werden.
Hier kommen sogenannte Formularmanagementsysteme (FMS) zum Einsatz. Mit dieser Software werden die digitalen Antragsstrecken gebaut, die Bürgerinnen und Bürger später nutzen. Die Bedienung dieser Systeme und das logische Design der Prozesse erfordern jedoch spezielles Fachwissen. Es braucht Experten, die sowohl die rechtlichen Verwaltungsabläufe verstehen als auch die technische „Sprache“ der Software sprechen.
Für kleine und mittlere Kommunen entsteht hier ein Dilemma: Die vorhandenen Sachbearbeiter sind Experten in ihrem Fachrecht, haben aber im Tagesgeschäft keine Zeit, sich tief in das Prozessdesign einzuarbeiten. Gleichzeitig ist die Einstellung eines spezialisierten Prozessdesigners für eine einzelne Verbandsgemeinde oft finanziell nicht darstellbar oder aufgrund des geringen Fallaufkommens nicht ausgelastet. Genau hier setzt die interkommunale Zusammenarbeit an: Sie schafft die kritische Masse, um einen solchen Spezialisten wirtschaftlich sinnvoll zu beschäftigen.
Beschreibung des Projektes
Der Weg zur gemeinsamen Digitalisierung begann bereits 2016. Die Verbandsgemeinden Zell, Ulmen, Cochem und Kaisersesch suchten den Austausch im Bereich E‑Government. Schnell wurde klar: Allein ist der Berg an Aufgaben kaum zu bewältigen. Deshalb entschieden sich die vier Verwaltungen 2018 für einen pragmatischen Schritt: Sie schufen die Stelle eines gemeinsamen Prozessdesigners.
Die Aufgabe dieser Fachkraft ist klar definiert. Analoge Verwaltungsabläufe werden in digitale Prozesse überführt. Dabei steht die Standardisierung an erster Stelle. Ein Prozess soll nicht viermal unterschiedlich, sondern einmal einheitlich entwickelt werden. So entsteht eine „Blaupause“, die alle Partner nutzen können.
Was als lose Kooperation startete, erhielt im Jahr 2024 einen festen Rahmen. Die Partner unterzeichneten eine sogenannte Zweckvereinbarung für den Bereich „Prozessdesign“. Damit wurde die Zusammenarbeit rechtlich abgesichert und die Finanzierung langfristig geregelt. Organisatorisch wurde eine flexible Lösung gefunden: Der Prozessdesigner ist bei der Verbandsgemeinde Ulmen angestellt, sein Arbeitsplatz befindet sich jedoch zentral in der Verbandsgemeinde Kaisersesch. Von dort aus bedient er alle vier Partner.
Rund 50 Verwaltungsdienstleistungen sollen zentral entwickelt werden. Dazu gehören Klassiker wie die Hundesteuer-Anmeldung, das digitale Fundbüro oder gewerberechtliche Erlaubnisse. Für diesen Ansatz der Ressourcenteilung erhielt der Verbund im November 2024 den EIFEL Award.
Wie funktioniert es?
Das Herzstück der Zusammenarbeit ist das Prinzip der zentralen Spezialisierung. Anstatt dass jede der vier Verbandsgemeinden eigene digitale Lösungen entwickelt, übernimmt dies der gemeinsame Prozessdesigner. Der Ablauf folgt dabei einer klaren Logik: Ein Prozess wird einmal entworfen, einmal programmiert und anschließend von allen vier Verwaltungen genutzt.
Die Arbeit beginnt dabei nicht am Computer, sondern in der Abstimmung. Der Prozessdesigner arbeitet eng mit den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der jeweiligen Fachbereiche zusammen. Gemeinsam wird geprüft, wie der analoge Arbeitsablauf bisher funktionierte und wie er digital aussehen soll. Oft müssen dabei gewachsene, unterschiedliche Arbeitsweisen der vier Verwaltungen harmonisiert werden. Ziel ist ein einheitlicher Standard-Ablauf.
Ist dieser Standard definiert, setzt der Prozessdesigner ihn technisch um. Da er durch die gemeinsame Finanzierung von anderen Aufgaben freigestellt ist, kann er sich voll auf die Programmierung und das Testen konzentrieren. Das Ergebnis ist eine fertige digitale Anwendung – etwa ein Online-Antrag –, die sofort in allen vier Verbandsgemeinden eingesetzt werden kann. Aus einer Entwicklung entstehen so vier funktionierende Lösungen.
Was hat sich durch das Projekt geändert?
Das Projekt hat die Wirtschaftlichkeit der Digitalisierungsvorhaben in den vier Verbandsgemeinden grundlegend verbessert. Durch die Teilung der Personalkosten erhalten die Kommunen Zugriff auf hochspezialisiertes Fachwissen. Für eine einzelne Verwaltung wäre eine solche Expertenstelle oft finanziell kaum darstellbar. Nun können öffentliche Mittel effizienter eingesetzt werden.
Gleichzeitig hat sich die Qualität der digitalen Angebote erhöht. Da der Prozessdesigner nicht durch andere Verwaltungsaufgaben gebunden ist, kann er sich voll auf die Entwicklung nutzerfreundlicher Anwendungen konzentrieren. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren von ausgereiften Online-Diensten, die in allen vier Verbandsgemeinden einheitlich funktionieren und rund um die Uhr erreichbar sind.
Der Erfolg des Modells strahlt mittlerweile auch auf andere Bereiche aus. Die etablierte Zusammenarbeit beim Prozessdesign diente als Blaupause für die Gründung einer zentralen Vergabestelle (ZVS-ZUCK). Diese übernimmt nun die rechtssichere Abwicklung von Auftragsvergaben für alle Partner. Das zeigt: Die einmal geschaffenen Strukturen der Kooperation lassen sich erfolgreich auf weitere Verwaltungsaufgaben übertragen. Zudem fördert die enge Abstimmung den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitenden über die Gemeindegrenzen hinweg.
So wurde es gemacht
Ziel
Das Hauptziel war die wirtschaftliche und effiziente Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Die beteiligten Verbandsgemeinden wollten trotz begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen hochwertige digitale Bürgerdienste anbieten. Konkret sollte durch die interkommunale Zusammenarbeit eine spezialisierte Fachstelle für das Prozessdesign finanziert werden. Diese sollte standardisierte digitale Abläufe („Blaupausen“) entwickeln, die von allen Partnern genutzt werden können, um so dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und die Handlungsfähigkeit der Verwaltung zu sichern.
Vorgehen
Die Umsetzung erfolgte in mehreren Phasen. Den Auftakt bildete ab 2016 ein informeller Austausch über E‑Government-Themen, um gemeinsame Bedarfe zu identifizieren. Daraus entstand 2018 der operative Kern des Projekts: Die vier Verbandsgemeinden schufen die Stelle eines gemeinsamen Prozessdesigners und regelten dessen Finanzierung.
Um die Zusammenarbeit langfristig und rechtssicher zu gestalten, wurde die Kooperation 2024 durch eine Zweckvereinbarung formalisiert. Im praktischen Betrieb folgt das Vorgehen einem festen Muster: Zunächst werden Prozesse priorisiert (z. B. Hundesteuer). Anschließend harmonisiert der Prozessdesigner in Abstimmung mit den Fachabteilungen die Abläufe der vier Verwaltungen. Erst wenn ein einheitlicher Standard definiert ist, erfolgt die technische Programmierung und Einführung.
Aufwand
Der finanzielle Aufwand besteht primär in den Personalkosten für die hochspezialisierte Fachkraft (Prozessdesigner). Durch die Kostenteilung auf vier Partner bleibt die finanzielle Belastung für die einzelne Kommune jedoch gering.
Der wesentliche organisatorische Aufwand liegt in der Abstimmung. Da vier unabhängige Verwaltungen ihre Arbeitsweisen harmonisieren müssen, entsteht ein Koordinierungsbedarf. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Fachabteilungen müssen Zeit investieren, um gemeinsam mit dem Prozessdesigner die Abläufe zu analysieren und auf einen einheitlichen Standard zu bringen.
Verantwortliche
Träger des Projekts sind die vier Verbandsgemeinden Zell, Ulmen, Cochem und Kaisersesch gemeinsam.
Die organisatorische Umsetzung erfolgt arbeitsteilig: Die Verbandsgemeinde Ulmen fungiert als formaler Arbeitgeber für den Prozessdesigner. Die Verbandsgemeinde Kaisersesch stellt den Dienstsitz und die Büroinfrastruktur zur Verfügung.
Die operative Verantwortung für die Digitalisierung liegt beim Prozessdesigner. Er arbeitet inhaltlich eng mit den Fachabteilungen und Sachbearbeitern aller vier Verwaltungen zusammen, um die fachlichen Anforderungen zu klären.
Erfolgsfaktoren
Ein entscheidender Faktor war der gemeinsame politische Wille. Das über Jahre gewachsene Vertrauen zwischen den vier Bürgermeistern bildete das Fundament für die Zusammenarbeit und die spätere rechtliche Festigung.
Wichtig war zudem die konsequente Spezialisierung der Stelle. Die Fachkraft wird nicht für allgemeine Aufgaben oder IT-Support herangezogen, sondern konzentriert sich ausschließlich auf das Prozessdesign. Nur so können Qualität und Geschwindigkeit gehalten werden.
Auch die Strategie „Standardisierung vor Digitalisierung“ trug maßgeblich zum Erfolg bei. Anstatt zu versuchen, vier unterschiedliche Varianten eines Prozesses digital abzubilden, einigten sich die Partner stets auf eine gemeinsame „Blaupause“. Dies ermöglichte die Skalierung der Lösungen.
Stolpersteine
Die größte Herausforderung liegt in den historisch gewachsenen Strukturen. Vier unabhängige Verwaltungen bedeuten oft vier unterschiedliche Wege, einen Vorgang zu bearbeiten. Diese Abläufe zu harmonisieren, ist zeitintensiv und erfordert die Bereitschaft aller Beteiligten, von gewohnten Routinen abzuweichen.
Damit einher geht die Notwendigkeit eines kulturellen Wandels. Standardisierung stößt nicht immer sofort auf Gegenliebe. Es bestand die Gefahr, dass die Vereinheitlichung als Verlust von Eigenständigkeit empfunden wird. Um dem zu begegnen, war es entscheidend, die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter frühzeitig einzubinden. Nur wenn die Standardisierung als Arbeitserleichterung und nicht als Bevormundung verstanden wird, trägt das Team den Weg mit.
Ansprechpartner
Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:
Verbandsgemeinden Zell, Ulmen, Cochem, Kaisersesch (IKZ ZUCK)
Mark Klasen (VG Kaisersesch)
Tel.: 0 26 53 / 99 96–100
E‑Mail: mark.klasen@vg.kaisersesch.de
Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.
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