Waldmohr (Landkreis Kusel) – Auf dem Heimweg noch schnell in der Bücherei vorbei und ein Buch zurückgeben. Oder vor dem Termin beim Arzt eine Zeitschrift ausleihen, um sie im Warteraum zu lesen. Das alles geht aber nur, wenn die Bücherei auch geöffnet ist. Oder? In Waldmohr in der Pfalz ermöglicht ein Selbstbedienungsterminal die Nutzung der Bücherei auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten.
Neues Gebäude, neue Technik
Als 2022 die Bücherei der Stadt Waldmohr vom Bürgerhaus ins W4, eine Art Gemeindezentrum bestehend aus Stadtcafé, Bürgerbüro und eben Bücherei umziehen sollte, wurde auch die Technik erneuert.
Jedes Buch wurde mit einem sogenannten RFID-Chip (Radio Frequency Identification, Funk-Frequenz-Identifikation) ausgestattet. Die Chips können mit speziellen Scannern ausgelesen werden. So lässt sich jedem Chip das entsprechende Buch in der Bibliothekssoftware zuordnen.
RFID-Chips ähneln dabei NFC-Chips (wir berichtet schon einmal über deren Verwendung in der Verbandsgemeinde Herxheim): Die Scanner lesen die Chips per Funksignal aus. Es reicht, die Chips in die Nähe des Scanners zu bringen.
RFID-Chips sind dabei in der Regel kleiner als NFC-Chips und lassen sich zum Beispiel in Form von Etiketten herstellen. Sie haben auch eine höhere Reichweite und es können auch mehrere RFID-Chips gleichzeitig gescannt werden. Allerdings ist ihr Funktionsumfang geringer.
RFID-Chips eignen sich daher gut als Diebstahl-Sicherung oder für die Inventarisierung – oder eben für Selbstbedienungsterminals in Büchereien.
Beschreibung des Projektes
Die Stadt Waldmohr wollte die Gelegenheit des Umzugs der Bücherei nutzen, um deren Angebot zu erweitern und die Technik zu modernisieren.
Gleichzeitig boten die neuen Räumlichkeiten neue Möglichkeiten: Das neue Stadtcafé liegt direkt neben der Bücherei, getrennt nur durch eine Tür. Auch das Bürgerbüro der Verbandsgemeindeverwaltung befindet sich im gleichen Gebäude.
In Gesprächen mit dem Landesbibliothekszentrum entstand die Idee eines Selbstbedienungsterminals. So sollte die Bücherei neben den regulären Öffnungszeiten mit Personal auch zu den Öffnungszeiten des Bürgerbüros zugänglich sein, dann aber eben zur selbstständigen Nutzung. Dadurch wurde sichergestellt, dass während den erweiterten Öffnungszeiten jemand vor Ort ist, um ggf. nach dem rechten zu schauen.
Es war jedoch klar, dass Ausleihe, Verlängerung und Rückgabe der Bücher während dieser Zeit vollständig eigenständig und ohne Unterstützung durch Verwaltungsmitarbeitende erfolgen müssen. Außerdem musste die Sicherheit der Bücher gewährleistet werden, um Diebstähle zu verhindern.
Nach Beratungen mit dem Landesbibliothekszentrum entschloss sich die Stadt ein Selbstbedienungsterminal aufzustellen und alle Bücher mit RFID-Chips auszustatten. Zum Schutz vor Diebstählen wurden an den beiden Ausgängen Sicherungsgates installiert, Stelen mit RFID-Scannern wie man sie von Kaufhäusern kennt.
Wie funktioniert es?
Die Bücherei ist regulär an drei Vor- und drei Nachmittagen geöffnet. In diesen Zeiten können Besucher:innen bei den Mitarbeiterinnen Bücher ausleihen und zurückgeben oder sich bzgl. des Lesestoffs beraten lassen. Solange das benachbarte Bürgerbüro der Verwaltung geöffnet hat, kann die Bücherei besucht und dann selbstständig genutzt werden. In dieser Zeit erfolgt der Service über das zentral aufgestellte Terminal.
Zur Nutzung des Terminals benötigen die Besucher:innen nur die eigene Büchereikarte. Darauf befindet sich ein Barcode, der am Terminal eingescannt wird. Über einen Touchscreen kann man dann verschiedene Optionen wie Ausleihe, Rückgabe oder Verlängerung der Ausleihe wählen.
Um Bücher auszuleihen, legt man diese auf die Ablage mit integriertem RFID-Scanner, wo sie automatisch erfasst werden. Anschließend muss man den Vorgang noch bestätigen und die Bücher werden auf dem eigenen Konto verbucht. Gleichzeitig markiert das System die Bücher als ausgeliehen, wodurch sie keinen Alarm mehr auslösen, wenn man die Bücherei verlässt. Anschließend erhält man einen Beleg und man kann die Bücher mitnehmen.
Die Verlängerung von Ausleihen ist sogar noch einfacher: Einfach nur den Ausweis scannen und dann im Konto jene Bücher auswählen, deren Ausleihe man verlängern will. Die Bücher müssen nicht einmal mitgebracht werden, sondern können zu Hause bleiben.
Für eine Rückgabe scannt man die Bücher ebenfalls mit Hilfe des RFID-Scanners ab und legt sie in eine spezielle Rückgabebox. So ist sichergestellt, dass zum Beispiel reservierte Bücher nicht ungewollt wieder ausgeliehen werden oder die Bücher an der falschen Position eingeordnet werden.
Über das Terminal können Bücher, Zeitschriften und Hörbücher ausgeliehen werden. Brettspiele sind hiervon ausgenommen, da sie nicht in die Rückgabebox passen und manuell auf Vollständigkeit überprüft werden müssen.
Das Terminal kann auch während der Öffnungszeiten verwendet werden und ist mit dem Ausleihsystem an der Mitarbeitertheke verbunden.
Rechts im Bild sieht man das Selbstbedienungsterminal: An der Wand befinden sich der Barcode-Scanner für den Büchereiausweis und ein Bildschirm. Die Platte davor enthält den RFID-Scanner zum Erfassen der Bücher. Links davon befindet sich die Box für zurückgegebene Bücher.
Was hat sich durch das Projekt geändert?
Das Terminal stößt bei den Besucher:innen auf große Begeisterung. Gerade Kinder nutzen es sehr gerne – auch während der normalen Öffnungszeiten. Das System wird als praktisch und benutzerfreundlich wahrgenommen. Damit gehört der Frust, vor verschlossener Tür zu stehen, weil man die Öffnungszeiten nicht wusste, größtenteils der Vergangenheit an. Viele nutzen das Angebot nebenbei, etwa während eines Besuches im Stadtzentrum, z.B. um sich kurzfristig Lesestoff für die Wartezeit beim Arzt auszuleihen.
Die einfache Bedienung und die Effizienz des Systems beeindrucken die Nutzer:innen. Der RFID-Scanner kann bis zu vier Bücher gleichzeitig erfassen, sodass diese nicht einzeln gescannt werden müssen, sondern einfach gemeinsam auf die Scanner-Ablage gelegt werden können.
Die Bücherei hat drei Mitarbeiterinnen. Sie ist weiterhin 18 Stunden pro Woche mit ein bis zwei Mitarbeiterinnen besetzt, sodass die Besucher:innen Beratung und Unterstützung zu Büchern und Zeitschriften erhalten. Die Öffnungszeiten konnten durch die Verbindung mit dem Bürgerbüro auf insgesamt 41 Stunden in der Woche erweitert werden, 23 Stunden davon mit Selbstbedienung. So konnten auch neue Kunden gewonnen werden.
So wurde es gemacht
Ziel
Das Selbstbedienungsterminal sollte die Ausleihe und Rückgabe gestalten. Gleichzeitig sollten die erweiterten Öffnungszeiten den Kunden mehr Komfort bieten und auch neue Kunden anziehen.
Vorgehen
Im Rahmen des Umzugs sollte die Bücherei gerade auch in technischer Hinsicht modernisiert werden. Geplant war die Einführung eines digitalen Ausleih- und Buchungssystems. In Gesprächen mit dem Landesbibliothekszentrum entstand schließlich die Idee, ein Selbstbedienungsterminal einzurichten.
Im Zusammenhang mit der Eröffnung des direkt angrenzenden Bürgerbüros wurde dann die Idee entwickelt, die Bücherei auch unbesetzt zu öffnen.
Anschließend wurde eine Marktrecherche durchgeführt. Das Nutzermanagement erfolgte bereits vor dem Projekt digital. Dazu waren die Bibliotheksausweise mit Barcodes ausgestattet worden. So wurde ein Selbstbedienungsterminal mit Barcode-Scanner und ein System für die Ausleihe inklusive einem Diebstahlschutz für die Bücher gesucht.
Man entschied sich für eine Kombination aus RFID-Chips und Sicherungsgates, die an den beiden Ausgängen installiert wurden.
Beim Landesbibliothekszentrum wurde ein entsprechender Förderantrag gestellt.
Die Sicherungsgates, das Terminal und der RFID-Scanner an der Mitarbeitertheke wurden von einer Fachfirma installiert. Auch die Software wurde durch einen Dienstleister eingerichtet.
Die Mitarbeiterinnen der Bücherei nutzten den Umzug, um alle Bücher mit RFID-Chips auszustatten und diese mit dem Bibliothekssystem zu verknüpfen. Anschließend wurden immer wieder kleine Schulungen durchgeführt, um den Kunden die Verwendung des Selbstbedienungsterminals zu erklären.
Aufwand
Dazu zählten die Anschaffung der Software, das Selbstbedienungsterminal, zwei Sicherungsgates mit jeweils zwei RFID-Scanner-Stelen sowie eine Scannerplattform für den Mitarbeitertresen. Zusätzlich waren auch Kosten für die RFID-Chips zu berücksichtigen.
Auch eine Rückgabebox für ausgeliehene Bücher musste eingerichtet werden.
Diese Kosten wurden durch ein Programm des Landebibliothekszentrums gefördert.
Die RFID-Chips wurden für jedes Buch individuell programmiert, mit dem Bibliothekssystem verknüpft und anschließend in die Bücher eingeklebt. Dieser Prozess war sehr zeitaufwendig.
Verantwortliche
Die Marktrecherche erfolgte durch die Stadt Waldmohr und die Mitarbeiterinnen der Bücherei in Zusammenarbeit mit dem Landesbibliothekszentrum.
Die Installation des Terminals und der Sicherungsgates übernahm ein externer Dienstleister. Die Software wurde ebenfalls von diesem eingerichtet, unterstützt durch die IT-Abteilung der Verbandsgemeinde.
Die Programmierung der RFID-Chips und deren Erfassung im Bibliothekssystem wurde von einer Mitarbeiterin der Bücherei durchgeführt.
Erfolgsfaktoren
in wesentlicher Erfolgsfaktor war der gleichzeitige Umzug der Bücherei. Dadurch konnte die Ausstattung der Bücher mit RFID-Chips effizient in die Umzugsarbeiten integriert werden.
Die einfache Bedienung und komfortable Nutzung sorgen für eine große Akzeptanz der Technik. Längere Einweisungen waren nicht nötig. Ebenso gibt es dadurch auch selten Fehlbuchungen oder ähnliches.
Stolpersteine
Die Umstellung der IT gestaltete sich aufwendiger als erwartet. Besonders die Verknüpfung des Bibliothekssystems mit dem Verleihsystem war komplex, da neben dem Dienstleister auch die Bibliotheksmitarbeiterinnen und die IT-Abteilung der Verbandsgemeindeverwaltung eingebunden werden mussten.
Nachträglich zeigte sich, dass die ursprüngliche Rückgaberegelung nicht vollständig durchdacht war. Ursprünglich sollten zurückgegebene Bücher öffentlich abgelegt werden. Dies hätte jedoch dazu führen können, dass reservierte Bücher direkt wieder ausgeliehen werden. Deshalb war vorübergehend keine Rückgabe möglich. Dieses Problem wurde jedoch durch die Aufstellung einer Rückgabebox gelöst: Zurückgegebene Bücher werden dort eingeworfen und später von den Mitarbeiterinnen bearbeitet.
Ansprechpartner
Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:
Stadtbücherei Waldmohr
Helene Lustig
Tel: 06373/8962878
E-Mail: buecherei@waldmohr.de
Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.
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