Herxheim (Pfalz) – So macht Digitalisierung richtig Spaß: Die Spielplätze sind intakt und die Spielgeräte sind immer gut gewartet. Die Verwaltung spart nicht nur eine Menge Ärger, sondern auch Zeit und Geld. Die Verbandsgemeinde Herxheim in der Pfalz nutzt NFC-Chips, um die Geräte auf den Spielplätzen zu warten. Dadurch wird dokumentiert, dass alle Geräte ordnungsgemäß gewartet sind. Die Abläufe sind klar und effizient strukturiert. Verwaltung und Bürger sind zufrieden.
Moderne Technik am Start
Die NFC-Technik (NFC = Near Field Communication) kennt man üblicherweise von der EC-Karte oder vom Smartphone. Durch “Dranhalten” an einen Sensor oder Chip wird bezahlt oder es wird eine Internetseite aufgerufen. Die Technik funktioniert wie ein QR-Code und ist robust gegen Wetter und schlechte Lichtverhältnisse, da sie kein Kamerabild benötigt.
In der Verbandsgemeinde Herxheim in der Pfalz wird die Technik an öffentlichen Spielgeräten eingesetzt. Die dort angebrachten NFC‑Chips können von VG-Mitarbeitern gescannt werden und ermöglichen es, Informationen abzurufen oder Arbeiten zu dokumentieren. Ebenso sollen in Zukunft auch Bürgerinnen und Bürger Schäden an Spielgeräten melden können.
Beschreibung des Projektes
Die Verbandsgemeinde Herxheim wartet über ihre Gärtnerei die 25 Spielplätze ihrer Ortsgemeinden und der drei Grundschulen. Insgesamt müssen knapp 100 Spiel‑ und Sportgeräte regelmäßig auf ihre Sicherheit nach DIN‑Standards überprüft werden. Die Reparaturen müssen durchgeführt und protokolliert werden.
Bisher erfolgte dies mit Hilfe von Laufzetteln und Checklisten.
Der analoge Aufwand für die Verwaltung war hoch und das Ergebnis unbefriedigend. Vor allem der hohe manuelle Aufwand und die wenig intuitive Arbeit mit Excel ließ die Verwaltung über Alternativen nachdenken. Bei der Recherche stieß die Verwaltung auf das Konzept der NFC-gesteuerten Wartung.
Wie funktioniert es?
An allen Spielgeräten wurden NFC-Chips angebracht. Sobald eine Wartung vor Ort durchgeführt wird, kann ein VG-Mitarbeiter über den NFC-Chip und ein mitgeführtes Tablet den Status des Gerätes abfragen. Wenn er eine Wartung startet, erhält er eine jeweils aktuelle Checkliste, die immer den gültigen Vorgaben der einschlägigen DIN-Norm entspricht. Die Abarbeitung der Checkliste sowie das Datum der Bearbeitung werden digital gespeichert und erhöhen so die Rechtssicherheit in Haftungsfragen.
Treten bei einer Wartung Probleme auf, werden diese digital dokumentiert und können umgehend von der Verwaltung bearbeitet werden. Der Status jeder Reparatur kann in der Software nachvollzogen werden.
Die kleinen runden NFC-Chips (Bildhintergrund) werden durch “Dranhalten” des Smartphones eingescannt. Dann öffnet sich automatisch eine Seite mit Informationen zum Objekt (hier ein Spielgerät). In der Eingabemaske kann dann die Wartung dokumentiert werden oder wie hier ein Schaden gemeldet werden.
Was hat sich durch das Projekt geändert?
Für die Verwaltung hat sich die Anschaffung der Software und der NFC-Chips gelohnt.
Die Planung der Wartungsroutinen wird digital gesteuert und ist erheblich effektiver. Das Personal kann die Aufgaben einfacher und schneller erledigen. Die Reparaturen können von der Verwaltung selbst gesteuert und veranlasst werden, was zu Kosteneinsparungen und vor allem zu transparenteren und beschleunigten Verfahren führt.
Verwaltung und Gärtnerei prüfen derzeit, welche weiteren Geräte und Ressourcen mit den NFC-Chips in die digitale Wartung integriert werden können.
Die NFC-Chips sollen später auch von Bürgerinnen und Bürgern genutzt werden können, um Schäden an Geräten selbst über ihr Smartphone zu melden. Diese Funktion ist bereits durch die bestehende Lizenz abgedeckt.
Durch eine besser gesteuerte Meldung von Beschädigungen verspricht sich die Verbandsgemeinde, dass zukünftig schneller reagiert werden kann und die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger mit der Verbandsgemeinde-Gärtnerei steigt.
Wartung mit Hilfe von NFC-Chips ist also für Kommunen interessant, die Spielplätze und andere wartungsintensive Einrichtungen betreuen müssen. Der Aufwand kann durch diese Technik deutlich verringert werden.
So wurde es gemacht
Ziel
Die Dokumentation der Wartungen an den Spielgeräten der kommunalen Einrichtungen sollte künftig systematischer und weniger fehleranfällig erfolgen. Die bisherige Arbeit mit Excel-Tabellen sollte abgelöst werden. Insgesamt sollten der Wartungsaufwands reduziert und eine schnellere Reparatur defekter Spielgeräte ermöglicht werden.
Zukünftig soll es Bürgerinnen und Bürgern auch möglich sein, Defekte unkompliziert direkt an die zuständige Abteilung zu melden. Ein Zeitplan dafür steht jedoch noch nicht fest.
Die Verbandsgemeinde Herxheim in der Pfalz betreut ca. 100 Spielgeräte auf den Spielplätzen und sonstigen Einrichtungen der Kommunen. Mit der Hilfe von NFC-Chips an den Geräten können Wartungsarbeiten einfacher dokumentiert werden. Besucher können über die Chips Schäden melden.
Vorgehen
Der Impuls zur Veränderung kam aus den Reihen der Gärtnerei selbst. Diese besprachen ihren Wunsch mit der Verwaltung, woraufhin dort ein Projektverantwortlicher benannt wurde.
Der Verbandsgemeinderat stellte die Mittel für die Umstellung noch im laufenden Haushalt bereit. Dies war bei erwarteten Investitionen von weniger als 10.000 Euro problemlos möglich.
Grundlage für eine digitale Wartung ist eine Datenbank mit allen zu wartenden Geräten und den damit verbundenen Informationen. Diese Daten wurden von der Verwaltung zusammengetragen.
Parallel dazu wurde ein Lastenheft mit den Anforderungen für eine Beschaffung erstellt.
Nach der erfolgten Beschaffung der notwendigen Software und von 300 NFC-Chips wurden die Daten der Spielgeräte in die Wartungssoftware übertragen. Die Daten enthielten Informationen über Typenbezeichnung, Hersteller, Anschaffungszeitpunkt, Gewährleistungsfristen, einzuhaltende Wartungsrhythmen und ‑vorgaben, den Aufstellort sowie vorherige Reparaturen.
Vor Ort wurden die NFC-Chips von der Gärtnerei an die Spielgeräte angebracht und mit Hilfe eines Dienst-Smartphones mit dem entsprechenden Datensatz in der Datenbank verknüpft. Der Programmieraufwand betrug rund 2 Minuten für jedes Gerät und konnte ohne IT-Kenntnisse durchgeführt werden.
Aufwand
Für die erfolgreiche Umsetzung musste eine vollständige Erfassung aller Spielgeräte in einer digitalen Datenbank erfolgen.
Dazu musste geklärt werden, welche Daten für die Wartung bzw. die Dokumentation benötigt wurden. Ebenso mussten die Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden. Dies verursachte einen recht hohen zeitlichen und personellen Aufwand.
Die Wartungssoftware und die NFC-Chips mussten beschafft werden. Die Kosten lagen bei weniger als 10.000 Euro.
Hinzu kam ein zeitlicher Aufwand für die Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter.
Die Anbringung und Programmierung der Chips erfolgte im Rahmen laufender Arbeiten und verursachte einen erheblichen Aufwand.
Von der Idee bis zur Umsetzung vergingen rund 6 Monate.
Verantwortliche
Die Planung und Durchführung des Projektes lag federführend beim Digitalisierungsbeauftragten der Verbandsgemeindeverwaltung. Dieser übernahm auch die Marktrecherche und zusammen mit Vertretern der VG-Gärtnerei die Gespräche mit dem Anbieter. Die Erstellung der Datenbank der Spielgeräte wurde von der Gärtnerei übernommen. Die IT-Abteilung kümmerte sich um die technische Betreuung der Datenbank.
Die Anbringung der NFC-Chips erfolgte bei Routinebesuchen durch die VG-Gärtnerei. Die Programmierung der NFC-Chips erfolgte ebenfalls vor Ort durch das Personal der Gärtnerei.
Erfolgsfaktoren
Eine vorhandene Datenbank mit allen Spielgeräten und Spezifikationen kann den Prozess der Datenübertragung erheblich beschleunigen.
Wichtig war die enge Abstimmung zwischen Verwaltung und Gärtnerei, um eine niederschwellige und praktikable Lösung zu finden.
Bei der Auswahl des Anbieters spielten daher auch Schulungen und eine einfache Bedienung des Systems eine große Rolle.
Auch wenn der Impuls zur Veränderung von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Gärtnerei selbst ausging, wurden dort auch Bedenken laut. Diese konnten durch eine enge Einbeziehung der Belegschaft in die Auswahl des Anbieters und die Umsetzung gut aufgefangen werden.
Die Anbringung der Chips vor Ort verusachte einen hohen einmaligen Aufwand. Diesen vorzeitig im Zeitplan zu berücksichtigen, reduziert Herausforderungen bei der Einhaltung von Fristen.
Stolpersteine
Der einmalige manuelle Aufwand zur Erstellung der Datenbank und zur Anbringung und Programmierung der NFC-Chips stellte sich als größte Herausforderung dar und verlängerte die Einführung.
Ansprechpartner
Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:
Verbandsgemeindeverwaltung Herxheim
Simon Kühn
Tel: 07276 501-144
E-Mail: s.kuehn@herxheim.de
Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.
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