Jockgrim (Pfalz) – In einem viermonatigen Projekt haben Auszubildende der Verbandsgemeindeverwaltung Jockgrim eine Lösung entwickelt, wie Kolleginnen und Kollegen ihre Ideen zur Digitalisierung einbringen können. Ihr Ergebnis: Die „Digitale Ideenwerkstatt“ ist über das Intranet zugänglich und ermöglicht es Mitarbeitenden, unkompliziert Feedback zu geben. Die Auszubildenden sammelten dabei Erfahrungen im Projektmanagement und die Verwaltung hat einen weiteren Weg für Rückmeldungen.
Foto: Verbandsgemeinde Jockgrim
Innovativer Kompetenzaufbau: Die Azubi-Projekte der Verbandsgemeinde Jockgrim
Projektorientiertes Arbeiten, Teamfähigkeit und Kommunikation gewinnen in der heutigen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Die Auszubildenden der Verbandsgemeinde Jockgrim werden deshalb im Rahmen ihrer Ausbildung immer wieder mit der Umsetzung von Projekten betraut.
Bei einem dieser Projekte organisierten sie beispielsweise den Messeauftritt der Verwaltung, indem sie den Stand planten, Informationsmaterial bereitstellten und den Stand betreuten. Die Besucher erhielten so Einblicke aus erster Hand und die Verwaltung präsentierte sich als moderner Ausbildungsbetrieb. Die Auszubildenden erweiterten ihre Projektmanagementfähigkeiten und erfuhren Wertschätzung für ihre Arbeit.
Das Konzept der Azubi-Projekte war so erfolgreich, dass es im Rahmen der digitalen Transformation der Verwaltung genutzt werden sollte. So entstand die Idee des Azubi-Projektes „Digitalisierung“.
Beschreibung des Projektes
Die Verbandsgemeinde Jockgrim befindet sich wie die gesamte öffentliche Verwaltung auf dem Weg der digitalen Transformation. Ein wichtiger Aspekt dabei ist, die digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden zu stärken.
Hier setzte das Azubi-Projekt „Digitalisierung“ bereits in der Ausbildung an. Aufbauend auf den positiven Erfahrungen vorangegangener Azubi-Projekte sollte es zum einen die Auszubildenden mit dem Thema Digitalisierung vertrauter machen und bei ihnen das notwendige Mindset fördern: interdisziplinäre Zusammenarbeit, selbstständiges Arbeiten und kreatives, lösungsorientiertes Denken. Zum anderen sollte mit dem Projekt ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung digitale Verwaltung umgesetzt werden.
Die Auszubildenden hatten im Pilotprojekt, die Aufgabe, ein verwaltungsinternes Tool bzw. Veranstaltungsformat zu entwickeln und umzusetzen, mit dem Wünsche, Ideen und Kritik zum Thema „Digitalisierung“ eingebracht werden können. Das Ergebnis war das Online-Tool „Digitale Ideenwerkstatt”, eine Art digitales Feedback-Formular im Intranet.
Die Auszubildenden planten und entwickelten nicht nur das Tool selbst, sondern auch die Werbekampagne zu dessen Einführung. Um den kollegialen Charakter des Tools zu unterstreichen, wurde eine persönliche Ansprache aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewählt – die Auszubildenden verteilten Informationsflyer und Give-aways.
Das Projekt wurde im März 2024 abgeschlossen.
Wie funktioniert es?
Zunächst wurde ein Organisationsteam aus Mitarbeitenden der Bereiche Digitalisierung und Organisation sowie der Ausbildungsbeauftragten gebildet, um das Azubi-Projekt konzeptionell zu entwickeln und zu planen.
Im September 2023 fand ein Auftaktworkshop für die Auszubildenden außerhalb der Verwaltung statt. So wurde die klare Trennung zwischen Projektarbeit und Tagesgeschäft verdeutlicht. Die Veranstaltung bereitete die Auszubildenden mit Informationen und verschiedenen Workshop-Methoden auf ihr Projekt vor.
Den Auszubildenden wurden verschiedene Vorgaben zur Strukturierung ihrer ansonsten selbstständigen Projektarbeit gemacht: So sollte es eine Budgetverhandlung mit Bürgermeister Karl Dieter Wünstel sowie eine Zwischenpräsentation vor Weihnachten und eine Abschlusspräsentation vor der Veröffentlichung des Tools geben. Die Präsentationen dienten dabei der Rückkopplung mit dem Organisationsteam. Als Veröffentlichungstermin wurde der 15. Januar 2024 festgelegt.
Im weiteren Verlauf des Projektes diskutierten die Auszubildenden verschiedene Ansätze, um Feedback zur Digitalisierung der Verwaltung einzuholen, unter anderem regelmäßige Veranstaltungsformat und Online-Tools. Das Ergebnis war das selbst entwickelte Tool „Digitale Ideenwerkstatt“.
Einblick in den halbtägigen Auftaktworkshop: Neben Informationen wurden die Auszubildenden mit Workshop-Methoden auf ihr Projekt vorbereitet. Ziel war es, Teambildung und Problemlösungskompetenz zu fördern. Hier sieht man das Team bei der Marshmallow-Challenge (aus 20 Spaghetti, einem Marshmallow und einer begrenzten Menge Klebeband und Schnur einen möglichst hohen freistehenden Turm bauen). (Foto: Verbandsgemeinde Jockgrim)
Was hat sich durch das Projekt geändert?
Die erfolgreiche Umsetzung des Azubi-Projekts “Digitalisierung” hat die Ausbildung bereichert und das digitale Bewusstsein der Auszubildenden gefördert. Gleichzeitig wurde ein neues Tool eingeführt, das den Kommunikationsprozess in Fragen der Digitalisierung zu verbessern hilft. Die erste positive Resonanz der Verwaltung auf das Tool zeigt, dass der aktive Beitrag der Auszubildenden zur Digitalisierung nicht nur geschätzt wird, sondern auch einen Mehrwert für die gesamte Organisation bieten kann. Aufgrund dieser Erfolge plant die VG Jockgrim, das Projekt regelmäßig zu Beginn des Ausbildungsjahres durchzuführen, um die digitale Kompetenz der Auszubildenden kontinuierlich zu fördern.
So wurde es gemacht
Ziel
Zum einen sollten gerade die Auszubildenden als zukünftige langjährige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig ihr digitales Bewusstsein (weiter-)entwickeln und ihre digitalen Kompetenzen erweitern. Ein eigenständiges Projekt wurde hierfür als geeigneter Einstieg angesehen.
Zum anderen sollte im Pilotprojekt eine Kommunikationskanal geschaffen werden, der den Austausch von Ideen und Anliegen im Kontext der Digitalisierung fördert.
Dieser Ansatz betont die Eigenverantwortung und Selbstständigkeit der Auszubildenden und fördert gleichzeitig kreatives und lösungsorientiertes Denken.
Vorgehen
In der Verbandsgemeinde Jockgrim wurden bereits Erfahrungen mit Azubi-Projekten gesammelt. Daher lag es nahe, ein solches Projekt auch zum Thema Digitalisierung in der Verwaltung anzugehen. Zudem waren die Auszubildenden als Digital Natives und Mitarbeitende mit Einblicken in verschiedene Abteilungen der Verwaltung die idealen Projektmitarbeitenden, um ein Instrument zu entwickeln, das nah an den Bedürfnissen der Betroffenen ist.
Zunächst wurde ein Organisationsteam aus Mitarbeitenden der Bereiche Digitalisierung und Organisation sowie der Ausbildungsleiterin gebildet. Dieses erarbeitete den Arbeitsauftrag des Pilotprojektes:
„Entwickelt ein kreatives Instrument/Tool oder (Veranstaltungs-)Format neu oder ein ggf. bestehendes weiter, das:
- dauerhaft dafür genutzt werden kann, Wünsche, Ideen, Kritik, Sorgen etc. in Bezug auf „Digitalisierung“ zu äußern bzw. sich darüber auszutauschen
- dazu beiträgt „Digitalisierung“ positiv wahrzunehmen
- einen interessanten Namen hat
- ihr mit eigenen Mitteln, analog oder digital bis zum Ende der
- vorgegebenen Projektdauer realisieren könnt
- alle KollegInnen nutzen können, auf Wunsch anonym“
Ebenso wurden verschiedene Vorgaben erarbeitet, um dem Azubi-Projekt einen Rahmen zu geben: Beginn des Projektes sollte der 13.09.2023 sein. Der Arbeitsauftrag sollte bis zum 15.01.2024 abgeschlossen sein. Um eine Zwischenbilanz zu ziehen und gegebenenfalls nachzusteuern, sollte vor Weihnachten eine Zwischenpräsentation und eine weitere Präsentation vor der Veröffentlichung stattfinden.
Nach dieser Konzeptionsphase startete das Azubi-Projekt mit einem halbtägigen Auftaktworkshop außerhalb der Verwaltung. Damit wurde der besondere Projektcharakter unterstrichen. Zudem wurden gezielt innovationsfördernde Workshopmethoden eingesetzt.
Anschließend organisierten die Auszubildenden ihre Arbeit selbst. Zunächst fand eine Recherchephase zum Thema Digitalisierung sowie zu möglichen Ansätzen statt.
Schnell wurde klar, dass ein Veranstaltungsformat für regelmäßiges Feedback nicht in Frage kommt. Daher entschied man sich schließlich für eine Art Formular im Intranet. Dieses wurde von den Auszubildenden selbst erstellt und getestet.
Zum Start des Tools führten die Auszubildenden eine selbstorganisierte Werbeaktion durch, um auf das neue Tool aufmerksam zu machen. Dazu wurden Schlüsselanhänger und Flyer erstellt und zusammen mit einer Süßigkeit an die Mitarbeiter verteilt. Im März fand ein finales Feedbackgespräch zwischen dem Organisationsteam und den Auszubildenden statt. Für Mitte Mai 2024 ist die Veröffentlichung eines kurzen Werkstattberichts geplant.
Werbematerial: Ein selbstgedruckter Flyer, der das Tool erklärt, und als Giveaway ein Schlüsselanhänger der Verbandsgemeinde. Die verteilten Süßigkeiten sind nicht im Bild. (Foto: Verbandsgemeinde Jockgrim)
Aufwand
Für das Azubi-Projekt standen 500 – 1.000 Euro zur Verfügung. So fielen z.B. Kosten für die Verpflegung beim Auftaktworkshop an. Da die Räumlichkeiten einer Ortsgemeinde genutzt wurden, betrug die Raummiete nur ca. 250 Euro.
Die Give-aways für die Werbeaktion zur Einführung des Tools kosteten weitere rund 250 Euro. Die zusätzlich verteilten Informationsflyer wurden mit „Bordmitteln“ erstellt und gedruckt.
Der personelle Aufwand für das Projekt betrug bei den Auszubildenden jeweils ca. zwei – drei Stunden pro Woche. Beim Organisationsteam lag der Aufwand bei ca. einer Wochenstunde pro Person. Da es sich um ein Pilotprojekt handelte, war der konzeptionelle und organisatorische Aufwand in einzelnen Phasen etwas höher. Die Verwaltung geht davon aus, dass er sich bei weiteren Durchläufen verringern wird, da die erprobte Struktur beibehalten werden soll.
Verantwortliche
Die Gesamtorganisation und Betreuung des Azubi-Projektes erfolgte durch den Digitalisierungsbeauftragten Simon Sterbenk, die Ausbildungsbeauftragte Ramona Gabel und Vanessa Rauch aus dem Bereich Organisationsentwicklung.
Die Umsetzung des Azubi-Projekts erfolgte eigenständig durch die sechs Auszubildenden Eva-Maria Hugel, Anna Jäger, Lenny Kaeufling, Manuel Olze, Kiara Schäfter und Luna Schloß.
Erfolgsfaktoren
Wichtig für den Erfolg des Projektes war der Auftaktworkshop. Dieser fand außerhalb der Verwaltung in den Räumlichkeiten einer Ortsgemeinde statt. Dadurch war die Atmosphäre entspannter und es wurde der Projektcharakter außerhalb des Tagesgeschäfts deutlich.
Wichtig war auch, dass die Auszubildenden einerseits einen festen Rahmen mit Feedback hatten und andererseits selbstorganisiert arbeiten konnten. Dies förderte den Austausch der Auszubildenden untereinander. So konnten die unterschiedlichen Sichtweisen der Beteiligten produktiv genutzt werden. Gleichzeitig hatten die Auszubildenden genügend Struktur und Unterstützung, um ein gutes und passendes Ergebnis zu erzielen.
Das erstellte Tool ist durch diesen Prozess benutzerfreundlich aufgebaut und kann weiterentwickelt werden. Somit ist eine weitere Nutzung des Tools gewährleistet.
Stolpersteine
Die Auszubildenden taten sich anfangs etwas schwer mit der Aufgabenstellung. Nach einer Phase der Recherche zum Thema und gemeinsamen Austausch konnten diese Anlaufschwierigkeiten jedoch überwunden werden.
Während des Projektes wurde deutlich, dass der Informationsfluss nicht immer optimal war. Aus Sicht der Auszubildenden gab es im Organisationsteam drei mögliche Ansprechpartner. Das Organisationsteam will dies beibehalten, dennoch den teaminternen Austausch straffen.
In Bezug auf das Projektende setzten sich die Auszubildenden selbst unter Druck. Das Tool sollte unbedingt zum vorgegebenen Termin am 15.01.2024 online gehen. Als Lerneffekt konnte im abschließenden Feedbackgespräch hierzu festgestellt werden, dass bei einem solchen internen Tool grundsätzlich zeitlicher Spielraum besteht, der in Abstimmung mit allen Projektbeteiligten überprüft werden kann.
Aus dem Kollegenkreis kamen vereinzelt Einwände, dass die zeitliche Belastung für die Auszubildenden zu hoch sei. Von den Auszubildenden selbst wurde dies nicht so empfunden. Es ist aber ein Aspekt, der bei zukünftigen Umsetzungen vom Organisationsteam im Auge behalten werden wird.
Ansprechpartner
Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:
Verbandsgemeindeverwaltung Jockgrim
Simon Sterbenk
Tel: 07271 599-118
E-Mail: digitalisierung@vg-jockgrim.de
Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.
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