Landkreis Mayen-Koblenz: Andernach digitalisiert den Ticketverkauf für Kulturveranstaltungen seit über 12 Jahren erfolgreich. Über ein Online-System mit grafischer Sitzplatzwahl buchen Bürgerinnen und Bürger ihre Plätze rund um die Uhr direkt am Bildschirm. Dies entlastet die Verwaltung spürbar, da manuelle Aufgaben wie der Druck und Postversand entfallen. Das Projekt zeigt, wie digitale Lösungen den Bürgerservice verbessern und interne Prozesse effizienter gestalten.
SaaS und White-Label: Moderne Software ohne großen IT-Aufwand
In vielen Kommunen bedeutet Ticketverkauf noch immer Handarbeit: Papiertickets müssen zu den Vorverkaufsstellen gebracht werden, Tickets können nur zu den Öffnungszeiten gekauft werden und irgendwo muss festgehalten werden, wo wie viele Tickets an welcher Verkaufsstelle verkauft wurden. Die Stadt Andernach hat diesen Prozess bereits vor über 12 Jahren grundlegend digitalisiert. Das Ziel war ein System, das sowohl online als auch am Verkaufsschalter funktioniert, ohne dass Plätze doppelt vergeben werden.
Dafür nutzt die Stadt eine sogenannte „Software as a Service“-Lösung (SaaS). Das bedeutet: Die Software wird nicht auf den städtischen Servern installiert, sondern von einem spezialisierten Dienstleister über das Internet bereitgestellt. Die Stadt spart dadurch hohen Aufwand für die Wartung der IT-Infrastruktur. Für die Bürgerinnen und Bürger bleibt die Technik im Hintergrund unsichtbar. Durch das „White-Label“-Prinzip wird die Darstellung der Veranstaltungen nahtlos in das Design der städtischen Webseite eingebunden. Erst wenn es um die konkrete Buchung geht, wird auf die Webseite des Dienstleisters verlinkt. So ist für die Nutzer klar, dass sie sich im offiziellen Ticketshop der Stadt bewegen.
Beschreibung des Projektes
Andernach verfolgte ein klares Ziel: Der Kauf einer Eintrittskarte sollte so einfach werden wie der Einkauf in einem Online-Warenhaus. In der Vergangenheit war der Weg zum Ticket oft mühsam. Wer ein Werbeplakat sah, musste für den Kauf das Kulturamt anrufen oder persönlich während der Dienstzeiten erscheinen. Diese Hürden wollte die Stadt abbauen. Sie suchte nach einer Lösung, die modernen Bürgerservice mit effizienter Verwaltungsarbeit verbindet.
Das neue System musste flexibel genug sein, um unterschiedliche Spielstätten wie die Mittelrheinhalle oder den Schlossgarten abzubilden. Zudem galt es, soziale Aspekte wie Ermäßigungen direkt im Buchungsprozess zu berücksichtigen. Anstatt eine eigene Software mit hohem Wartungsaufwand zu entwickeln, entschied sich die Stadt für die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner.
Ein entscheidender Schritt war die Integration der Veranstaltungsinfos in die städtische Internetseite per „White-Labeling“. So blieb das gewohnte Online-Erscheinungsbild der Stadt erhalten.
Ein wichtiger Meilenstein war die Neuaufstellung des Vor-Ort-Verkaufs vor rund zwei Jahren. Die Stadt verlagerte den physischen Kartenverkauf in die Tourist-Information der Tochtergesellschaft Andernach.net. Dadurch profitieren die Bürgerinnen und Bürger von deutlich kundenfreundlicheren Öffnungszeiten, auch an Samstagen. Im Hintergrund sorgt die vernetzte Technik dafür, dass alle Verkäufe – egal ob online oder am Tresen – in Echtzeit synchronisiert werden.
Wie funktioniert es?
Der Ticketkauf in Andernach funktioniert für die Bürgerinnen und Bürger so intuitiv wie bei großen kommerziellen Portalen. Interessierte rufen die städtische Webseite andernach-kultur.de auf und erhalten einen Überblick über die Veranstaltungen. Per Link kommt man dann direkt zum Ticket-Shop für die jeweilige Veranstaltung beim Dienstleister ticket regional. Oder die Bürgerinnen und Bürger nutzen direkt die Webseite ticket-regional.de und suchen dort nach Veranstaltungen in Andernach. Dort wählen sie die gewünschte Veranstaltung aus und erhalten Zugriff auf den interaktiven Saalplan.
Dieser digitale Plan ist das Herzstück des Systems: Er zeigt die Bestuhlung der jeweiligen Spielstätte grafisch an. Freie Plätze sind farbig markiert, während bereits verkaufte Sitze ausgegraut erscheinen. Bewegt man den Mauszeiger über einen Platz, erscheinen sofort Informationen zum Preis und zu möglichen Sichteinschränkungen. Mit einem Klick landet der Wunschplatz im digitalen Warenkorb.
Die Bezahlung erfolgt sicher über gängige Online-Dienste wie PayPal oder per Kreditkarte. Unmittelbar nach dem Kauf erhalten die Käuferinnen und Käufer ihre Eintrittskarten per E‑Mail als PDF-Dokument oder direkt auf das Smartphone für die digitale Geldbörse (Wallet).
Im Hintergrund arbeitet eine zentrale Datenbank, die alle Verkaufskanäle miteinander vernetzt. Das System synchronisiert die Buchungen in Echtzeit: Sobald ein Ticket online verkauft wird, steht dieser Platz auch am physischen Verkaufsschalter in der Tourist-Information nicht mehr zur Verfügung. Das verhindert Überbuchungen.
Am Tag der Veranstaltung kommt wieder digitale Technik zum Einsatz. Das Personal scannt die QR-Codes auf den digitalen oder ausgedruckten Tickets mit kompakten Handscannern. Das System prüft die Gültigkeit in Sekundenbruchteilen, was Wartezeiten am Eingang minimiert.
Blick in den Saalplan der Mittelrheinhalle auf ticket-regional.de: Gelbe Sitzpläne sind noch verfügbar, graue wurden bereits reserviert. Per Klick kann man Tickets für die Wunschsitzplätze erwerben – komplett digital.
Was hat sich durch das Projekt geändert?
Die Arbeitsabläufe im Andernacher Kulturamt haben sich durch das digitale System grundlegend gewandelt. Manuelle Tätigkeiten wie das Drucken, Kuvertieren und der zeitaufwendige Postversand von Eintrittskarten gehören der Vergangenheit an. Das entlastet das Personal spürbar von Routineaufgaben und schafft Kapazitäten für die inhaltliche Arbeit. Einlasskontrollen an den Veranstaltungsorten verlaufen durch den Einsatz von Handscannern deutlich schneller und reibungsloser.
Gleichzeitig hat sich die Erreichbarkeit für die Bürgerinnen und Bürger massiv verbessert. Der Ticketkauf ist nun völlig unabhängig von Dienstzeiten rund um die Uhr möglich. Auch der physische Verkauf vor Ort wurde optimiert: Durch die Abwicklung über die Tourist-Information der Tochtergesellschaft Andernach.net sind Karten nun auch nach 16 Uhr und an Samstagen erhältlich. Damit erreicht die Stadt auch Menschen, die ihre Freizeit spontan planen oder keine Online-Zahlungsmittel nutzen.
Zudem bietet das System eine neue Flexibilität: Auch externe Veranstalter können ihre Events über die städtische Plattform vertreiben. Das senkt die Einstiegshürden für lokale Kulturschaffende und fördert die kulturelle Vielfalt im gesamten Stadtgebiet.
So wurde es gemacht
Ziel
Das Projekt verfolgte drei wesentliche Ziele: Erstens sollte der Zugang zu Kulturveranstaltungen für alle Bürgerinnen und Bürger barrierefrei und komfortabel sein. Durch die 24-Stunden-Verfügbarkeit stieg die Servicequalität der Stadt deutlich. Zweitens stand die Effizienz in der Verwaltung im Fokus. Automatisierte Prozesse ersetzten zeitintensive manuelle Aufgaben wie den Druck, das Kuvertieren und den Postversand von Tickets. Drittens sollte ein professioneller digitaler Auftritt das kulturelle Profil der Stadt schärfen und die Attraktivität des Standorts für Einheimische und Gäste erhöhen.
Vorgehen
Die Umsetzung begann mit einer umfassenden Bestandsaufnahme. Dabei ermittelte die Verwaltung die Anforderungen für die verschiedenen Spielstätten und legte die Bestuhlungspläne sowie Preiskategorien fest. Nach einer Markterkundung entschied sich die Stadt gegen eine Eigenentwicklung und für die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister.
Anschließend folgte die technische Einrichtung. Fachleute digitalisierten die analogen Sitzpläne und banden das Buchungssystem in die städtische Internetseite ein. So blieb das gewohnte Design der Stadt erhalten. Vor dem eigentlichen Start prüften die Verantwortlichen alle Funktionen in einer Testphase. Parallel dazu erhielten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schulungen im Umgang mit der Software und der Hardware für die Einlasskontrolle.
Den Live-Gang begleitete die Stadt mit gezielter Pressearbeit und Informationen im Amtsblatt. In einem weiteren Schritt wurde zudem der physische Kartenverkauf neu organisiert und in die Räumlichkeiten der Tourist-Information verlagert, um den Bürgerinnen und Bürgern bessere Öffnungszeiten zu bieten.
Aufwand
Der größte Aufwand fiel zu Beginn des Projektes an. Die Verwaltung musste ausreichend Personalkapazität für die Planung und die Koordination mit dem Dienstleister einplanen. Ein zeitintensiver Arbeitsschritt war das exakte Anlegen der digitalen Saalpläne für die verschiedenen Spielstätten.
Die einmaligen Hardwarekosten waren vergleichsweise gering. Die Stadt benötigte lediglich Ticketdrucker für die Vorverkaufsstellen und Handscanner für die Einlasskontrollen vor Ort. Da es sich um eine externe Software-Lösung (SaaS) handelt, entfielen hohe Investitionen in eine eigene IT-Infrastruktur oder deren Wartung.
Die laufenden Kosten sind für die Kommune gut kalkulierbar. In der Regel fällt eine Systemgebühr pro verkauftem Ticket an. Diese Gebühr wird in der Praxis oft als Komfortzuschlag direkt von den Käuferinnen und Käufern getragen.
Verantwortliche
Die Gesamtverantwortung für das Projekt lag beim Kulturamt der Stadt Andernach. Kulturamtsleiterin Charlotte Everling koordinierte die inhaltliche Ausgestaltung, wie etwa die Definition von Preiskategorien und Ermäßigungen, sowie die Zusammenarbeit mit den Partnern.
Für die technische Bereitstellung und den Support der Plattform ist der externe Dienstleister Ticket Regional zuständig. Er stellt die Software zur Verfügung und sorgt für den reibungslosen Betrieb der zentralen Datenbank. Den physischen Verkauf vor Ort übernimmt die städtische Tochtergesellschaft Andernach.net GmbH. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Tourist-Information nutzen das System für den Kartenverkauf am Schalter und stehen den Bürgerinnen und Bürgern als persönliche Ansprechpartner zur Verfügung.
Erfolgsfaktoren
Ein entscheidender Faktor für die hohe Akzeptanz ist die einfache Handhabung. Die grafische Saalplanbuchung ist für die Nutzerinnen und Nutzer selbsterklärend und bietet den gewohnten Komfort moderner Online-Shops.
Wichtig für den Erfolg in der Kommune ist zudem der hybride Ansatz. Da das System den Online-Shop und den Verkauf vor Ort in Echtzeit synchronisiert, wird niemand ausgegrenzt. Wer seine Karten lieber persönlich kauft, kann dies weiterhin tun – durch die Einbindung der Tourist-Information sogar zu deutlich besseren Öffnungszeiten als früher.
Zudem zahlte sich die Entscheidung aus, auf einen etablierten Dienstleister zu setzen. Die Nutzung professioneller Standards verringert das Risiko für technische Fehler und spart der Verwaltung die aufwendige Eigenentwicklung einer Software. Die langjährige Erfahrung von über 12 Jahren zeigt zudem, dass das System stabil läuft und kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst werden kann.
Stolpersteine
Ein kritisches Thema bei der Einführung sind die Systemgebühren für Online-Tickets. Bürgerinnen und Bürger hinterfragen oft, warum ein digitales Ticket zusätzliche Kosten verursacht. Hier hilft eine transparente Kommunikation: Die Stadt erklärt offen, dass es sich um einen Komfortaufschlag für die 24-Stunden-Verfügbarkeit handelt.
Eine weitere Herausforderung ist die „Stammplatz-Psychologie“. Besonders langjährige Abonnentinnen und Abonnenten fürchten bei der Umstellung auf ein freies Online-System den Verlust ihrer gewohnten Plätze. Andernach löste dies durch die Einräumung von Vorkaufsrechten. So behalten treue Gäste ihre bevorzugten Sitze, während das System gleichzeitig für neue Käufer geöffnet wird. Auf technischer Ebene erfordern kurzfristige Änderungen am Saalplan – etwa durch den Wegfall von Stuhlreihen – mehr Aufwand als bei analogen Listen. Solche Anpassungen müssen im digitalen System exakt eingepflegt werden, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Eine sorgfältige Planung im Vorfeld und eine enge Abstimmung mit dem IT-Dienstleister sind hier entscheidend, um flexibel auf Änderungen reagieren zu können.
Ansprechpartner
Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgende Ansprechpartner wenden:
Kulturamtsleiterin – Partnerstädte, Förderungen & Projekte
Charlotte Everling
Email: charlotte.everling@andernach.de
Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.
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