Firmen, die KI anwenden, berichten von einer verbesserten Wettbewerbsposition, jedoch kämpft die Hälfte der Unternehmen mit Digitalisierungsproblemen. Rund 13 Prozent sehen sich durch die Digitalisierung in ihrer Existenz bedroht. Darüber hinaus erkennen 42 Prozent der Unternehmen, dass sich ihr Geschäftsmodell durch die Digitalisierung ändert, obwohl viele ihr Datenpotenzial noch nicht effektiv nutzen. Während einige Unternehmen führend im Bereich der digitalen Innovation sind, haben andere Mühe, Schritt zu halten, was zu einer gespaltenen Digitalisierungslandschaft in Deutschland führt.

• Digitalisierung der Wirtschaft: Fast jedes Unternehmen setzt auf KI (PDF, fünf Seiten, 0,3 MB)

Fast 44 Prozent der Beschäftigten nutzen solche Anwendungen offiziell, während nur 18 Prozent darauf verzichten. Die KI wird vor allem geschätzt, weil sie Arbeitsprozesse beschleunigt und kreative Problemlösungen unterstützt, während andere Aspekte wie Arbeitsfreude oder emotionale Unterstützung weniger relevant sind. Die Einführung erfolgt meist durch freiwillige Maßnahmen wie Leitfäden und Schulungen.

Gleichzeitig bleibt die Digitalisierung der Verwaltung in der öffentlichen Wahrnehmung langsam, obwohl viele kleine Fortschritte gemeldet werden, etwa bei elektronischen Akten oder der Registermodernisierung. Übergreifende Themen wie Datenmanagement, Cyber-Sicherheit und Bürokratierückbau gelten als langfristig besonders wichtig.

• Digitalthemen in der öffentlichen Verwaltung 2026 (PDF, 45 Seiten, 2,9 MB)

Moderne Chatbots: Mehr als nur eine Suchfunktion

Chatbots gibt es schon länger auf Webseiten. Bis vor wenigen Jahren reagierten sie aber oft nur auf Schlüsselwörter in den Anfragen, wie zum Beispiel „Öffnungszeiten“ oder „Adresse“, und gaben dann eine vorgefertigte Antwort aus. Im Grunde waren sie nur eine interaktive Suchfunktion.

Mit den Durchbrüchen im Bereich der Künstlichen Intelligenz und dem Aufkommen von großen Sprachmodellen (Large Language Models, LLM) wie ChatGPT änderte sich dies. Chatbots, die mit Millionen von Texten trainiert wurden, können nun deutlich flexibler und zielgerichteter antworten.

Die Herausforderung bei den neuen, „klügeren“ Chatbots ist es, sicherzugehen, dass sie immer korrekte Antworten geben und nicht auf falsche Informationen aus ihren riesigen Trainingsdaten zurückgreifen.

In der Südwestpfalz hat man dafür eine Lösung gefunden.

Beschreibung des Projektes

In der Verwaltung des Landkreises Südwestpfalz arbeitet der Chatbot Findus des Unternehmens H24. Der Chatbot nutzt die Technologie von ChatGPT und kann dadurch flexibel und genau antworten. Er wurde aber speziell mit den Daten der Webseite der Kreisverwaltung trainiert. Ihm ist es verboten, für die Beantwortung von Fragen auf sein allgemeines Weltwissen zuzugreifen. So wird sichergestellt, dass er wirklich korrekt antwortet.

Der Chatbot ist flexibel einstellbar. Das zugrunde liegende Sprachmodell kann getauscht werden, falls eine andere Technologie bessere Ergebnisse verspricht. Sein Spezialwissen, also die Trainingsdaten von der Kreisverwaltung, bleiben davon unberührt.

Das Projekt wurde durch den Pakt für den öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) gefördert. Die vorherige Förderrunde hatte der Landkreis Südwestpfalz bereits genutzt, um interne Abläufe zu automatisieren. Für 2024 rückte das Thema Außenkommunikation in den Fokus. Durch einen Chatbot sollen die Menschen im Landkreis einfacher und schneller relevante Daten finden. Gleichzeitig werden die Mitarbeitenden von Routineaufgaben wie Telefonauskünften entlastet. So haben sie mehr Zeit für komplexe Themen.

Wie funktioniert es?

Auf der Webseite des Landkreises begrüßt der Chatbot Findus die Nutzer in Form eines blauen Eichhörnchens. Ein Klick auf das Symbol startet den Chat. Nutzer können dann ihre Anliegen formulieren, Nachfragen stellen oder ihre Anfrage im Gespräch verfeinern. Der Grundsatz lautet: Je genauer die Anfrage, desto besser das Ergebnis.

Für eine möglichst hohe Barrierefreiheit können Nutzer ihre Fragen auch per Mikrofon stellen oder sich die Antworten vorlesen lassen. Der Chatbot kann zudem in Leichter Sprache antworten.

Die Fähigkeit, verschiedene Sprachen zu verstehen, stammt aus dem Training des zugrundeliegenden Sprachmodells. Die Inhalte seiner Antworten schöpft der Chatbot aber ausschließlich aus den Informationen der Kreisverwaltung. Damit ergänzt er das Angebot des Landkreises, der bereits Anträge in verschiedenen Sprachen wie Ukrainisch online zur Verfügung stellt.

Zwei wichtige Einstellungen sichern die Qualität der Antworten: Erstens greift der Chatbot nur auf die freigegebenen Informationen der Kreis-Webseite zu. Zweitens verfügt er nur über ein „Kurzzeitgedächtnis“. Sobald ein Nutzer die Seite verlässt, beginnt ein neuer Chat. Die Informationen aus dem vorherigen Gespräch werden nicht gespeichert. Dies verhindert, dass der Chatbot Informationen „herbeifantasiert“ oder durch lange Dialoge verwirrt wird.

Einblick in einen Chat mit Findus: Hier beantwortet der Chatbot Findus Fragen zum Thema Sperrmüll.

Was hat sich durch das Projekt geändert?

Der Chatbot wird rege genutzt. Seit seinem Start im August 2025 gingen über 2.000 Chatanfragen ein. Die Themen reichten dabei vom Elterngeld über die Müllentsorgung bis zu Fragen aus dem Bereich Kinder und Jugend.

Die Verwaltung wertet die Anfragen und Antworten im Hintergrund regelmäßig aus. Auf dieser Grundlage verfeinert sie die Trainingsdaten und die Systemanweisungen des Chatbots. Das Ziel ist, die Antworten kontinuierlich zu verbessern und noch präziser zu machen.

Dabei zeigt sich ein wichtiger Nebeneffekt: Die Analyse hilft auch, Fehler auf der Webseite schneller zu entdecken. So fielen bei ersten, internen Tests zum Beispiel veraltete Adressen von Außenstellen auf. Diese konnten dadurch umgehend korrigiert werden.

Die Wissensbasis des Chatbots wird zudem laufend erweitert. Aktuelle Schwerpunkte sind die Bereiche Migration, Integration und Jagdrecht. Zukünftig soll der Chatbot auch Informationen von Service RLP und dem Robert-Koch-Institut einbinden können. Zudem ist geplant, das Design an den Webauftritt des Landkreises anzupassen.

So wurde es gemacht

Ziel

Das Projekt verfolgte zwei Hauptziele. Zum einen sollten die Bürgerinnen und Bürger bei einfachen Anfragen schneller eine Antwort erhalten und nicht mehr in Warteschleifen warten müssen. Gleichzeitig sollte verhindert werden, dass sie sich an die falsche Stelle wenden und dadurch Zeit verlieren.

Zum anderen sollten die Mitarbeitenden in der Verwaltung von wiederkehrenden Standardanfragen entlastet werden. Die frei werdenden Ressourcen können so für die Bearbeitung komplexerer Anliegen genutzt werden.

Die Einführung eines Chatbots wurde als passendes Werkzeug für diese Aufgabe identifiziert.

Vorgehen

Am Anfang stand eine Marktrecherche, um den aktuellen Stand der Technik zu sichten. Anschließend erstellte die Verwaltung eine detaillierte Leistungsbeschreibung für die Ausschreibung. Dabei arbeitete sie auch mit anderen Gesundheitsämtern zusammen, um von deren Erfahrungen zu profitieren.

Wichtige Kriterien für die Auswahl waren der Einsatz eines modernen Sprachmodells (LLM) für verständliche, natürliche Antworten und das Hosting des Systems in Europa, um die Datenschutzvorgaben zu erfüllen. Zudem sollte die Technologie-Plattform offen sein, damit die Verwaltung bei Bedarf auf ein neueres, besseres LLM umsteigen kann.

Den Zuschlag erhielt das Unternehmen H24 mit dem Chatbot Findus. Für die erste Wissensbasis las der Anbieter die Webseite der Kreisverwaltung aus und verwendete die Inhalte als Trainingsdaten. In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung wurde der Chatbot anschließend in die Systeme der Kreisverwaltung eingebunden.

Vor der Freischaltung lief der Chatbot in einer internen Test-Umgebung. Dabei zeigte sich, dass die Trainingsdaten optimiert werden mussten, da zum Beispiel veraltete Informationen von der Webseite übernommen wurden. Nach der Überarbeitung dieser Punkte startete der Chatbot im August 2024 in einer öffentlichen Beta-Version auf der Webseite des Landkreises.

Auch nach dem Start wird das Projekt kontinuierlich weiterentwickelt. Die Anfragen und Antworten werden laufend ausgewertet, um die Trainingsdaten zu optimieren. Schrittweise werden zudem weitere Themenbereiche hinzugefügt und eine Anbindung an externe Dienste wie Service RLP vorbereitet. Auch eine Anpassung des Designs an den Webauftritt des Kreises ist geplant.

Aufwand

Der Personalaufwand für die Einführung war umfassend. Er umfasste die Recherche zu Technik und Zertifikaten, die Erstellung des Leistungsverzeichnisses sowie die Abstimmung mit der IT und den Fachabteilungen. Auch die Erstellung der Beschlussvorlagen für die politischen Gremien gehörte dazu. Insgesamt belief sich der Arbeitsaufwand auf rund 100 Stunden bei den Verantwortlichen.

Der finanzielle Aufwand liegt bei einem mittleren fünfstelligen Betrag, der gefördert wurde. Diese Summe schließt die Dienstleistungen zum Start sowie die Lizenz- und Servicegebühren für 24 Monate ein. Die jährlichen Kosten liegen im niedrigen vierstelligen Bereich.

Zum laufenden Aufwand gehört die regelmäßige Kontrolle des Chatbots. Dabei wird zum einen der Datenschutz sichergestellt, indem geprüft wird, dass der Chatbot keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Zum anderen werden die Qualität der Antworten und die Aktualität der Datengrundlage auf der Webseite überwacht.

Verantwortliche

Für den technischen Betrieb und die Implementierung des Chatbots ist der Dienstleister H24 verantwortlich. Er arbeitet dabei eng mit der IT-Abteilung der Kreisverwaltung zusammen.

Die Koordination innerhalb der Verwaltung ist aufgeteilt. Da das Projekt aus Mitteln des öffentlichen Gesundheitsdienstes gefördert wurde, war für die Vorarbeiten der Digitalisierungsverantwortliche des Gesundheitsamtes federführend. Der Digitalisierungsbeauftragte des Kreises übernimmt die Abstimmung mit den weiteren Abteilungen der Verwaltung.

Für die sachliche Richtigkeit der Antworten sorgen die jeweiligen Fachabteilungen. Sie kontrollieren die Qualität der Trainingsdaten und stellen so sicher, dass der Chatbot korrekte Informationen liefert.

Erfolgsfaktoren

Ein entscheidender Faktor war die breite Beteiligung aller relevanten Akteure. Die Digitalisierungsverantwortlichen, der Datenschutzbeauftragte, die IT-Abteilung und die Öffentlichkeitsarbeit arbeiteten eng zusammen. Durch diese gute Vorbereitung und die Verknüpfung mit bestehenden Digitalisierungsprojekten waren viele Arbeitsschritte bereits bekannt. So ließen sich Aufgaben gut verteilen und schnell erste Erfolge erzielen.

Der wichtigste Faktor für die Qualität des Chatbots ist die Qualität der Daten. Die intensive Testphase vor dem Start war daher entscheidend. Auch die stetige Kontrolle und Überarbeitung der Webseite und damit der Trainingsdaten im laufenden Betrieb sind unerlässlich. Stimmen die Daten, ist ein Chatbot ein Selbstläufer.

Stolpersteine

Die Zusammenarbeit der vielen Akteure war eine Herausforderung. Einige Beteiligte hatten anfangs eine gewisse Scheu, sich auf ein solches KI-Projekt einzulassen. Hier half das bereits weitgehend digitalisierte Gesundheitsamt, das als eine Art interner Leuchtturm fungierte und Bedenken abbauen konnte.

Auch die Sicherstellung der Datenqualität war eine Hürde. Die Testphase war hier entscheidend. In dieser Phase konnten doppelte oder veraltete Daten, wie zum Beispiel bei den Adressen von Außenstellen, frühzeitig gefunden und korrigiert werden. Inzwischen wird der Chatbot sogar intern genutzt, um die Aktualität der Webseite zu kontrollieren.

Ansprechpartner

Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgende Ansprechpartner wenden:

M. Lang
Digitalisierungsbeauftragter der Kreisverwaltung Südwestpfalz
E‑Mail: m.lang@lksuedwestpfalz.de

F. Henßler
Gesundheitsamt des Landkreises Südwestpfalz
E‑Mail: f.henssler@lksuedwestpfalz.de

Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.

Der „Digital-Newsletter“ wird unterstützt von:

Teile dieses Artikels wurden auf Basis von Änderungsvorschlägen einer KI-Assistentin überarbeitet, um den Text präziser und lesefreundlicher zu gestalten.

Zuletzt waren dort 278 KI-Systeme erfasst. Damit können Verwaltungen recherchieren, ob es für bestimmte Anwendungsfälle bereits in anderen Behörden KI-Lösungen gibt, die sich möglicherweise übernehmen lassen. Die vorgestellten Lösungen reichen von der Generativen KI über Machine Learning bis zur Statistischen Modellierung.

In Steckbriefen werden die Systeme kurz vorgestellt und Kontaktmöglichkeiten gegeben. Filtern lassen sich die Systeme nach ihrem Status, zum Beispiel „In Entwicklung“ oder „In Betrieb“ und ob sie vom Bund, einem Bundesland oder einer Kommunalverwaltung stammen. Die Palette der Systeme reicht vom KI-Chatbot für Kommunikation im nuklearen Notfall bis zum KI-gestützten Nordseemonitoring von Großwalen und Riesenhaien.

• KI-Systeme der deutschen Verwaltung (Seite des Bundesdigitalministeriums)

Diese Technologie ermöglicht es Bürgerinnen und Bürgern, Fragen in natürlicher Sprache ohne Fachwörter zu stellen. Sie sind auch mündlich möglich. Man erhält meist sofortige, generative Antworten. Die Suchfunktion korrigiert auch Tippfehler und zeigt sowohl maschinell generierte als auch klassische Suchergebnisse an. Datenschutz wird gewahrt, da Anfragen nicht ins Internet weitergeleitet und keine persönlichen Daten gespeichert werden. Die Suchfunktion ist leicht zugänglich und soll die Benutzerfreundlichkeit der städtischen Webseite erhöhen. Bad Nauheim wurde kürzlich als sechste in einem Ranking der Smart Cities in Deutschland anerkannt.

• KI-Einsatz gegen Behördendeutsch und Informationsdschungel (Webseite der Stadt Bad Nauheim)

Am Mittwoch, 5. November, ab 16.30 Uhr bis 18 Uhr erklären wir Werkzeuge und Vorgehensweisen für den Einsatz von KI. Das Seminar findet online per Zoom-Konferenz statt. Es ist kostenlos. Die Teilnehmerzahl ist auf 25 begrenzt.

• Anmeldung zum Seminar „Künstliche Intelligenz in der kommunalen Praxis“ (Seite der Entwicklungsagentur)

Diese vermitteln praxisnahes Wissen zur Gestaltung smarter Städte und decken Themen wie Künstliche Intelligenz, Kommunikation und rechtliche Fragestellungen ab. Seit dem Start im März 2025 haben über 230 Teilnehmende die Module genutzt, wobei besonders Einheiten zu digitalem Innovationsmanagement und urbanen digitalen Zwillingen gefragt waren. Die Akademie richtet sich an Mitarbeitende aller kommunalen Fachbereiche, die digitale Lösungen strategisch einsetzen wollen. Die Module sind flexibel konzipiert und lassen sich gut in den Arbeitsalltag integrieren. Ein strukturiertes Programm bietet Einsteigerinnen und Einsteigern eine umfassende Einführung und schließt mit einem Zertifikat ab.

• Smart-City-Akademie: Neun neue Weiterbildungsmodule verfügbar (Seite des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen)

Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten können sich für eine Potenzialanalyse bewerben. Die Auswahl erfolgt durch eine externe Jury. Erfolgreiche Bewerberinnen und Bewerber erhalten Unterstützung von Forschungseinrichtungen wie dem Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz. Ziel ist es, die Innovationsfähigkeit der Unternehmen zu stärken. Die Bewerbungsfrist endet am 31. August 2025. Am 14. August 2025 findet eine digitale Infoveranstaltung statt.

• Nachhaltige KI-Innovationen für produzierende KMU in Rheinland-Pfalz (Webseite des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt)

Zuvor wurde das Tool bereits in Hamburg, Niedersachsen und Bremen genutzt. LLMoin basiert auf den aktuellen Sprachmodellen von OpenAI und unterstützt Verwaltungsmitarbeitende bei der Texterstellung und Recherche. Rheinland-Pfalz erhofft sich durch die Nutzung von LLMoin Zeit- und Kostenersparnisse. Die Lösung wird über die Genossenschaft govdigital bereitgestellt, die IT-Dienstleister aus ganz Deutschland vereint – darunter neuerdings auch der rheinland-pfälzische Landesbetrieb Daten und Information (LDI). Govdigital fördert die Digitalisierung der Verwaltung und bietet Plattformen für die Zusammenarbeit und den Austausch von Open-Source-Software.

• LLMoin kann jetzt bundesweit von Ländern und Kommunen genutzt werden (Mitteilung des IT-Dienstleisters Dataport)

Sie nennt Lithium‑ und Kobaltminen, wo Regenwald gerodet wird, um Chips für Rechenzentren herzustellen, und Klickfabriken, in denen schlechte Arbeitsbedingungen herrschen. Sie weist darauf hin, dass Datensätze ohne Zustimmung gesammelt werden und Vorurteile reproduzieren. In Logistikzentren würden Menschen wie am Fließband Daten vorbereiten. Sie beschreibt KI als „Technologie der Extraktion“, die Rohstoffe, Arbeit und Daten abschöpft. Die Bundeszentrale für politische Bildung bietet das 336 Seiten starke Werk als Buch für fünf Euro an, bei Buchhändlern ist es gedruckt zu Preisen von bis zu 32 Euro zu bekommen.

• Atlas der KI (Buch bei der Bundeszentrale für politische Bildung, 336 Seiten, fünf Euro)