Digitale Kita-Anmeldung bereits seit 2022

Im Bendorfer Stadtgebiet liegen insgesamt neun Kitas. Vier davon sind in kommunaler Trägerschaft, eine wird von der evangelischen Kirche betrieben und vier weitere von der katholischen. Jede davon hat unterschiedliche pädagogische Konzepte und Öffnungszeiten.

Für die Eltern bedeutete diese Vielfalt lange Zeit neben vielen Wahlmöglichkeiten auch einen hohen Rechercheaufwand. Anmeldungen mussten bei jeder Kita einzeln eingereicht werden, was zu massiven Mehrfachanmeldungen und unübersichtlichen Wartelisten führte. Die Stadtverwaltung und die Träger glichen diese Listen regelmäßig händisch ab, um freie Plätze vergeben zu können.

Bereits seit 2022 nutzte die Stadt daher mit „Little Bird“ ein Online-Portal für die Kita-Anmeldung. Eltern konnten sich seitdem über die neun Kitas im Bendorfer Stadtgebiet und ihre unterschiedlichen Konzepte informieren. Eltern konnten sich dann mit einem Formular direkt für mehrere Kitas anmelden. Auf Seiten der Kitas mussten nicht mehr mehrere Anmelde- und Wartelisten parallel gepflegt werden.

Gleichzeitig wurde in den kommunalen Kitas für das interne Kita-Management, also z.B. für die Dokumentation und die Lerntagebücher der betreuten Kinder, die digitale Plattform „Kitaplus“ eingeführt.

2025 erfolgte dann der Zusammenschluss beider Systeme: Heute deckt die Plattform den gesamten Prozess zentral ab – von der ersten Online-Anfrage der Eltern über die pädagogische Dokumentation bis hin zur statistischen Auswertung für die Verwaltung.

Beschreibung des Projektes

Die Stadt Bendorf verfolgt das Ziel, Verwaltungsprozesse durch Digitalisierung konsequent effizienter zu gestalten. Bei der Arbeit mit der internen Management-Plattform zeigten sich schnell die Vorteile der Digitalisierung: Das Führen von Lerntagebüchern, die Dokumentation oder auch die Abrechnung konnten schneller und einfacher erledigt werden. Auch die digitale Kita-Anmeldung über „Littlebird“ stieß bei den Eltern auf positive Resonanz und vereinfachte die Pflege der Anmelde- und Wartelisten.

Daher entstand schon früh der Wunsch, beide Systeme zu kombinieren, um Systembrüche zu vermeiden. Das war zunächst nicht möglich: Für das interne Kita-Management wurde bereits „Kitaplus“ verwendet. Die Software bot jedoch noch nicht die nötigen Funktionen für ein umfassendes System zur Darstellung der Kitas sowie zur Anmeldung. „Little Bird“ auf der anderen Seite bot anfangs nicht den nötigen Umfang für die interne Organisation. Gleichzeitig verwendeten die freien Träger andere Managementsysteme als die Kommune.

Nachdem der Softwareentwickler von „Kitaplus“ die Plattform um die notwendigen Funktionen für die Eltern-Anmeldung erweitert hatte, starteten die Beteiligten die Umsetzung. In mehreren Abstimmungsrunden klärten die Träger rechtliche und organisatorische Fragen.

Ein zentraler Baustein der Umsetzung war die Qualifizierung des Personals. Die Stadtverwaltung organisierte Schulungen für die Kita-Mitarbeitenden und unterstützte sie dabei, ihre Einrichtungen im neuen Online-Portal ansprechend zu präsentieren. Den komplexesten Teil des Projekts bildete die Datenmigration: Um Fehler bei den bestehenden Warte- und Anmeldelisten auszuschließen, kontrollierten die Verantwortlichen die Datensätze mehrfach und überführten sie teils händisch in das neue System.

Die Projektsteuerung lag in den Händen eines Tandems aus der Kita-Verantwortlichen und dem Digitalkoordinator der Stadt. Diese Struktur sicherte die Verzahnung von pädagogischer Fachexpertise und IT-technischem Know-how.

Wie funktioniert es?

Die Plattform „Kitaplus“ fungiert als zentrale digitale Schnittstelle und bündelt alle relevanten Daten für Eltern, pädagogische Fachkräfte und die Stadtverwaltung.

Eltern finden auf einem öffentlichen Portal Informationen zu allen neun Kitas im Stadtgebiet. Durch eine Filterfunktion können Eltern gezielte Einrichtungen nach Trägerart, dem Alter der betreuten Kinder oder den gewünschten Betreuungszeiten finden. Eine interaktive Karte erleichtert die räumliche Orientierung. Jede Kita präsentiert sich zudem mit einem detaillierten Profil, das Auskunft über das pädagogische Konzept, das Verpflegungsangebot und die verfügbaren Betreuungsmodelle liefert.
Für die Anmeldung ihrer Kinder erstellen Eltern zunächst ein Benutzerkonto und können dann ihre Kinder für mehrere Wunschkitas voranmelden. Nachrichten über die Platzvergabe erhalten sie papierlos über das Portal. Der eigentliche Vertragsschluss erfolgt weiterhin persönlich vor Ort in der jeweiligen Einrichtung.

Für die Fachkräfte in den Kitas bietet die Software umfangreiche Werkzeuge für die tägliche Arbeit: Im pädagogischen Bereich umfasst dies digitale Gruppen- und Lerntagebücher zur Dokumentation der Kindesentwicklung. Im organisatorischen Bereich unterstützt das System bei der Dienst- und Urlaubsplanung sowie bei der automatisierten Abrechnung von Verpflegungspauschalen. Da alle Träger im Stadtgebiet das gleiche System nutzen, erkennt die Software automatisch Mehrfachanmeldungen. Der händische Abgleich von Wartelisten zwischen den verschiedenen Einrichtungen entfällt somit komplett.

Die Stadtverwaltung nutzt das Portal schließlich zur strategischen Übersicht und Planung. Über ein Dashboard lassen sich tagesaktuelle Statistiken, Planzahlen und Monatsmeldungen abrufen und so der Bedarf fundiert planen.

Da das System die externe Anmeldung und die interne Verwaltung in einer Lösung vereint, gehören fehleranfällige Schnittstellen zwischen verschiedenen Programmen der Vergangenheit an.

Jede Kita wird auf dem Portal mit einem ausführlichen Porträt vorgestellt. So finden interessierte Eltern alle nötigen Infos zu Betreuungsformen, pädagogischem Konzept, Verpflegungsangeboten und noch viel mehr.

Was hat sich durch das Projekt geändert?

Die Eltern haben einen besseren Überblick über die unterschiedlichen Betreuungsangebote in der Stadt und können ihre Kinder niedrigschwellig bei ihren Wunschkitas anmelden, ganz einfach vom heimischen Computer aus. Nachrichten über die Vergabe von Plätzen erhalten sie direkt über das Portal.

Bei den Kita-Leitungen fallen durch das digitale Verfahren Stapel von Anmeldebögen, das händische Pflegen von Wartelisten sowie die Kontrolle nach Mehrfachanmeldungen weg. Die Vergabe von Plätzen kann viel schneller erfolgen. Da die Software Mehrfachanmeldungen automatisch erkennt, reduziert sich der Abstimmungsaufwand zwischen den Leitungen der neun Einrichtungen erheblich. Die Platzvergabe erfolgt dadurch effizienter.
Gleichzeitig können administrative Arbeiten wie das Führen von Gruppentagebüchern oder die Personalplanung effizienter digital geleistet werden.

Die Stadtverwaltung profitiert von einer präzisen Datenbasis und übersichtlichen Statistiken. Schnittstellenprobleme zwischen verschiedenen Software-Lösungen gehören der Vergangenheit an.

So wurde es gemacht

Ziel

Die Stadt Bendorf suchte eine einheitliche digitale Lösung für alle neun Kindertagesstätten im Stadtgebiet. Ziel war es, Systembrüche zwischen der Online-Anmeldung und der internen Verwaltung zu schließen. Das System sollte die Kitas sowohl attraktiv nach außen darstellen, für Eltern komfortabel und niedrigschwellig nutzbar sein und für die Kita-Mitarbeitenden sowie die Stadtverwaltung die administrative Arbeit möglichst vereinfachen.

Vorgehen

Zunächst wurde 2022 aufgrund der Lage auf dem Software-Markt auf zwei unterschiedliche Systeme intern und extern gesetzt: Für die interne Organisation der kommunalen Kitas wurde bereits früh mit „Kitaplus“ gearbeitet. Leider fehlte dieser Software damals die nötige Funktion, um Eltern die digitale Anmeldung zu ermöglichen. Zudem verwendeten die unterschiedlichen Träger unterschiedliche Verwaltungsprogramme.

Für die Kita-Anmeldung wurde daher zunächst die Plattform „Little Bird“ verwendet.

Nachdem der Entwickler von „Kitaplus“ das System um ein Anmelde-Modul erweitert hatte, fiel die Entscheidung für eine einheitliche Gesamtlösung. Ziel war es, Schnittstellenprobleme und den doppelten Pflegeaufwand dauerhaft zu beenden. Die Stadtverwaltung suchte daraufhin den Dialog mit der evangelischen und katholischen Kirche. In gemeinsamen Abstimmungsrunden klärten die Träger rechtliche Fragen sowie die besonderen Anforderungen an den kirchlichen Datenschutz.
Durch die positiven Erfahrungen mit der gemeinsamen Lösung zur Kita-Anmeldung herrschte früh eine generelle Bereitschaft, das Thema gemeinsam anzugehen.

In der Umsetzungsphase organisierte die Stadtverwaltung in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Schulungen für das Kita-Personal. Die Mitarbeitenden lernten den Umgang mit der neuen Software und erhielten Unterstützung bei der redaktionellen Gestaltung der Profile für das Online-Portal. Den Abschluss bildete die Migration der vorhandenen Daten. Da die Anmelde- und Wartelisten fehlerfrei übernommen werden mussten, kontrollierten die Projektverantwortlichen die Übertragung mehrfach händisch. 2025 erfolgte schließlich die vollständige Umstellung auf das integrierte System.

Aufwand

Die Kosten für die Einrichtung des einheitlichen Portals für die neun Kindertagesstätten belaufen sich auf rund 5.000 Euro. Hinzu kommen jährliche Gebühren für das Hosting der Plattform sowie für das Analysemodul zur statistischen Auswertung.

Neben den finanziellen Mitteln erforderte das Projekt personelle Kapazitäten in der Stadtverwaltung und in den Einrichtungen. Neben den Abstimmungsgesprächen und Schulungen entfiel der größte zeitliche Aufwand auf die Migration der Bestandsdaten.

Verantwortliche

Für die Projektsteuerung waren der Digitalkoordinator sowie die Verantwortliche für die Kitas in der Stadtverwaltung verantwortlich.

Die Kita-Verantwortliche koordinierte die Kommunikation mit den neun Einrichtungen, überwachte die händische Datenmigration und unterstützte die Kitas bei der inhaltlichen Gestaltung ihrer Online-Profile.

Der Digitalkoordinator verantwortete die technischen Rahmenbedingungen, den Datenschutz sowie die Kontrolle des IT-Dienstleisters. Er fungierte zudem als zentraler Ansprechpartner für die Datenschutzbeauftragten der kirchlichen Träger.

Die technische Implementierung des Systems und den laufenden Support übernahm der externe IT-Dienstleister. Die städtische IT-Abteilung begleitete den Prozess und stellt den technischen Zugriff für die Kita-Leitungen sicher.

Erfolgsfaktoren

Wichtig war die frühzeitige Einbindung der kirchlichen Träger, um rechtliche und organisatorische Fragen zum Datenschutz vorab zu klären.

Förderlich war zudem die hohe digitale Bereitschaft in den Einrichtungen: Da viele Kitas bereits Management-Software nutzten, kam der Impuls für ein einheitliches System direkt aus der Praxis.

Ein weiterer Faktor war die klare Kommunikationsstruktur. Die Kita-Leitungen erhielten durch gezielte Schulungen die nötige Sicherheit im Umgang mit der neuen Technik. In der Verwaltung hatten sie eine einheitliche Ansprechpartnerin für die inhaltliche Umstellung. Die Fragen der anderen Träger zur Technik und zum Datenschutz wurden vom Digitalkoordinator übernommen, so dass auch hier ein einheitlicher Ansprechpartner vorhanden war.

Stolpersteine

Nicht alle Kita-Leitungen waren anfänglich mit dem neuen System einverstanden. Die Stadtverwaltung räumte diese Bedenken durch eine transparente Kommunikation aus, bei welcher der konkrete Nutzen für die tägliche Arbeit im Vordergrund stand.

Die Koordination mit den freien Trägern erwies sich aufgrund unterschiedlicher organisatorischer und datenschutzrechtlicher Anforderungen als komplex. Hier halfen frühzeitige Gespräche.

Eine technische Hürde bildete die Migration der Bestandsdaten aus dem alten System. Da die Warte- und Anmeldelisten fehlerfrei übernommen werden mussten, war eine zeitintensive händische Kontrolle der Datensätze notwendig.

Ansprechpartner

Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:

Stadtverwaltung Bendorf
Digitalkoordination
Jörg Peter
Tel: 02622 703–113
E‑Mail: joerg.peter@bendorf.de

Stadtverwaltung Bendorf
Kindertagesstätten
Michaela Höfer
Tel: 02622 703–160
E‑Mail: michaela.hoefer@bendorf.de

Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.

Der „Digital-Newsletter“ wird unterstützt von:

Teile dieses Artikels wurden auf Basis von Änderungsvorschlägen einer KI-Assistentin überarbeitet, um den Text präziser und lesefreundlicher zu gestalten.

Besonders Mütter waren gezwungen, ihre Arbeitszeit zu reduzieren oder Urlaub zu nehmen, um die Betreuungslücken zu schließen. Dies verschärft geschlechtsspezifische Ungleichheiten auf dem Arbeitsmarkt, da Frauen durch geringere Erwerbsarbeitszeiten oft schlechteren Zugang zu Weiterbildung haben. Die Stiftung fordert deshalb Investitionen in Betreuungseinrichtungen und bessere Arbeitsbedingungen für Erzieherinnen und Erzieher.

• 59 Prozent der Erwerbstätigen mit Schließungen oder verkürzten Betreuungszeiten konfrontiert (Webseite der Hans-Böckler-Stiftung)

Der Fachtag wird Fragen der Teilhabe, sozialen Gerechtigkeit, Chancengleichheit und Gleichberechtigung in Verbindung mit Sorgearbeit diskutieren. Eingeladen sind jene, die beruflich oder privat im Bereich der Sorgearbeit tätig sind, sowie alle, die an den demokratischen Grundlagen unserer Gesellschaft interessiert sind.

Die Veranstaltung wird von den Transferstellen der Fachbereiche Philologie/Kulturwissenschaften und Bildungswissenschaften organisiert und von der Partnerschaft für Demokratie Koblenz und dem Kultur- und Schulverwaltungsamt der Stadt Koblenz gefördert.

• Fachtag „Sorgearbeit in der Demokratie“ (Anmeldung und Programm, Seite der Universität Koblenz)

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• Interaktive Karten zeigen bundesweite Strukturen der Kinderbetreuung (Mitteilung des Statistischen Landesamts Rheinland-Pfalz)
• Kinderbetreuung regional (Einstiegsseite beim Statistikportal von Bund und Ländern)