Von Azubis für Azubis – Nachwuchsförderung modern gedacht

Der Fachkräftemangel stellt auch die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen. Klassische Stellenanzeigen reichen heute oft nicht mehr aus, um junge Menschen für eine Ausbildung oder ein duales Studium zu begeistern. Die Verbandsgemeinde Wittlich-Land hat dies erkannt und den Azubi-Blog „W‑LAB“ ins Leben gerufen. Statt abstrakter Beschreibungen der Verwaltungslaufbahn erzählen hier die Auszubildenden selbst, was sie hautnah erleben.

Ein Blog – die Kurzform von Web-Log – fungiert wie ein öffentliches, digitales Tagebuch. Die Beiträge erscheinen in chronologischer Reihenfolge, wobei der aktuellste Text stets oben steht. Dieses Format ermöglicht eine persönliche und authentische Berichterstattung, vergleichbar einem Tagebuch. Es bietet Raum für Fotos, Erlebnisse und direkte Einblicke.

Technisch setzt die Kommune auf Einfachheit. Der Blog „W‑LAB“ ist kein eigenständiges System, sondern direkt in die bestehende Webseite der Verbandsgemeinde integriert. Diese Lösung spart Kosten und hält den Pflegeaufwand gering. In mittlerweile 25 Beiträgen dokumentieren die Nachwuchskräfte ihren Weg – von den ersten Tagen in der Verwaltung bis hin zu den Studienphasen an der Hochschule für öffentliche Verwaltung in Mayen.

Dabei geht es um mehr als nur Information. Der Blog dient als strategisches Instrument für das Personalmarketing. Er zeigt die Vielseitigkeit der Aufgaben in Bereichen wie dem Bauamt oder den Finanzen. Durch die digitale Veröffentlichung der Berichte schafft die Gemeinde Transparenz und positioniert sich als moderner Arbeitgeber, der dem Fachkräftemangel aktiv begegnet.

Beschreibung des Projektes

Die Verbandsgemeinde Wittlich-Land bildet kontinuierlich junge Menschen aus, um dem Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst aktiv entgegenzuwirken. Um künftigen Bewerbern zu zeigen, was sie erwartet, wurde der Azubi-Blog auf der Website eingerichtet. Unter dem Hashtag #teamwittlichland teilen die Anwärter ihre persönlichen Erlebnisse als digitales Tagebuch. Die Idee: Einen realen Einblick in den Arbeitsalltag und das Studium geben.

Die Beiträge im Blog sind so vielfältig wie die Ausbildung selbst. Die Autoren – die Azubis der verschiedenen Jahrgänge – schreiben über ganz unterschiedliche Themenfelder. Das Spektrum reicht von der nervenaufreibenden Prüfungsphase an der Hochschule für öffentliche Verwaltung in Mayen über den Wechsel zwischen Theorie und Praxis bis zur Einarbeitung in komplexe Fachbereiche wie das Bauamt oder die Finanzabteilung. Auch besondere Projekte finden im Blog Platz. So berichten die Auszubildenden von ihrer Teilnahme an den „Digiscouts“, bei der sie nach Digitalisierungspotenzialen in der Verwaltung suchten. Durch diesen Themenmix zeichnet das Format ein lebendiges Bild. Der Blog macht deutlich, dass die Ausbildung in einer modernen Kommunalverwaltung vielseitige Perspektiven bietet.

Wie funktioniert es?

Der Azubi-Blog ist direkt in die Webseite der Verbandsgemeinde Wittlich-Land im Bereich „Ausbildung“ eingebunden. Sobald Neuigkeiten wie bestandene Prüfungen oder Abteilungswechsel anstehen, verfassen die Nachwuchskräfte eigenständig neue Beiträge. Diese erscheinen chronologisch als sogenannte „Volumes“ und dokumentieren so den gesamten Verlauf der Ausbildung.

Die inhaltliche Verantwortung und Redaktion liegen primär bei den Auszubildenden. Sie stimmen sich intern ab, wer das nächste Thema übernimmt, texten die Inhalte und erstellen dazu passende Fotos. Dabei reflektieren sie gleichzeitig ihre eigenen Lernfortschritte. Bevor ein Beitrag online geht, wird dieser mit den Ausbildungsverantwortlichen der Verwaltung abgestimmt, um datenschutzrechtliche Vorgaben im öffentlichen Dienst zu wahren.

Das Format ist als offener Blog gestaltet, der für jeden Interessierten – insbesondere Schulabgänger – frei zugänglich ist. Durch eine lockere Ansprache ohne Behördendeutsch werden die Inhalte authentisch vermittelt. Die Leser erhalten praxisnahe Einblicke, etwa wie man eine Zwischenprüfung in Mayen übersteht oder was einen in der Abteilung „Bürgerdienste“ erwartet. Mit jedem neuen Ausbildungsjahrgang wächst die Redaktion eigenständig weiter und bringt frische Sichtweisen in das Projekt ein. So bleibt das Format aktuell und nah an der Lebenswelt junger Talente.

Der Azubi-Blog „W‑Lab“ ist in die Webseite der Verbandgemeinde integriert. In 25 Kapiteln, so genannten Volumes, berichten die Auszubildenden der Verbandsgemeindeverwaltung Wittlich-Land über ihren Alltag.

Was hat sich durch das Projekt geändert?

Die Einführung des Azubi-Blogs hat das Image der Verbandsgemeinde Wittlich-Land nachhaltig verändert. Die Verwaltung präsentiert sich heute als transparenter und moderner Arbeitgeber. Durch die ehrlichen Berichte sinkt die Hemmschwelle für junge Menschen, sich im Rathaus zu bewerben. Potenzielle Kandidaten erhalten bereits im Vorfeld ein Bild von ihrem künftigen Arbeitsplatz und den Aufgaben in den verschiedenen Fachbereichen.

Das Projekt fördert zudem die Eigenverantwortung der Nachwuchskräfte. Die Azubis steuern die Redaktion selbstständig und stärken so ihr Organisationstalent sowie ihre schriftliche Ausdrucksweise. Der Blog dient als Plattform, auf der sie ihre Lernfortschritte reflektieren und den Umgang mit digitalen Medien in einem professionellen Rahmen üben. Sie tragen damit aktiv zur Gestaltung der eigenen Arbeitgebermarke bei.

Innerhalb der Verwaltung hat sich die Vernetzung spürbar verbessert. Das „#teamwittlichland“ verbindet Anwärter aus unterschiedlichen Lehrjahren und Abteilungen. Auch die Sichtbarkeit der Ausbildung im gesamten Haus ist gestiegen. bekommen einen direkten Einblick, was „ihre“ Azubis in den anderen Abteilungen oder an der Fachhochschule eigentlich lernen. Das fördert die Wertschätzung für die Ausbildung im gesamten Haus.

Ein weiterer Vorteil liegt im Bereich des Wissensmanagements. Der Blog fungiert als informelles Archiv für künftige Jahrgänge. Neue Auszubildende können nachlesen, wie ihre Vorgänger Herausforderungen gemeistert haben. Diese Dokumentation nimmt Unsicherheiten und bietet eine wertvolle Orientierungshilfe für den Berufsstart.

Insgesamt hat das Projekt die Identifikation der jungen Talente mit ihrer Verbandsgemeinde gestärkt.

So wurde es gemacht

Ziel

Das Projekt verfolgt das Ziel, die Ausbildung in der Kommunalverwaltung transparenter und für junge Menschen greifbarer zu gestalten. Der Blog dient als authentisches Instrument für die Personalgewinnung. Er vermittelt potenziellen Bewerbern die vielseitigen Aufgabenbereiche und Karrieremöglichkeiten innerhalb der Verbandsgemeinde. Zudem soll das Format Hemmschwellen abbauen und einen realistischen Einblick in den Arbeitsalltag sowie das Studium an der Hochschule geben.

Vorgehen

Die Verwaltung hat den Auszubildenden eine eigene Plattform auf der offiziellen Homepage eingeräumt. Jeder neue Jahrgang wird von Beginn an in die Redaktion des Blogs („W‑LAB“) integriert. Die Anwärterinnen und Anwärter dokumentieren die Stationen ihrer Ausbildung in Form kurzer Erlebnisberichte, die als chronologische Ausgaben veröffentlicht werden. Der Prozess sieht eine kontinuierliche Übergabe der redaktionellen Verantwortung an die jeweils nachfolgenden Jahrgänge vor, um die Kontinuität des Blogs sicherzustellen.

Aufwand

Der finanzielle Aufwand für das Projekt ist gering. Die Verbandsgemeinde integrierte das Blog-Format direkt in die bestehende Website-Infrastruktur, sodass keine Kosten für zusätzliche Software oder externe Plattformen anfielen. Der personelle Aufwand liegt primär bei den Auszubildenden selbst. Sie verfassen die Texte und erstellen das Bildmaterial eigenverantwortlich während ihrer regulären Ausbildungszeit. Für die Ausbildungsverantwortlichen entsteht ein geringer zeitlicher Zusatzaufwand durch die abschließende Prüfung der Beiträge auf Datenschutz und Verschwiegenheitspflicht vor der Veröffentlichung.

Verantwortliche

Die Erstellung der Inhalte liegt federführend in den Händen der Auszubildenden der Verbandsgemeinde. Sie übernehmen die Themenfindung, verfassen die Artikel und erstellen das Bildmaterial. Das Team organisiert die redaktionellen Abläufe dabei intern selbstständig. Die Mitarbeitenden im Bereich Personal und Ausbildung unterstützen den Nachwuchs beratend und koordinieren das Projekt. Zudem übernehmen sie die finale Freigabe der Beiträge. So stellen sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zum Datenschutz und zur Verschwiegenheitspflicht, eingehalten werden.

Erfolgsfaktoren

Ein entscheidender Faktor ist die Kommunikation auf Augenhöhe. Da die Beiträge direkt von der Zielgruppe für die Zielgruppe stammen, genießt der Blog eine hohe Glaubwürdigkeit. Die bewusst gewählte, niedrigschwellige Sprache verzichtet auf kompliziertes Behördendeutsch und macht die Inhalte für Schulabgänger leicht zugänglich.

Zudem sichert das generationenübergreifende Konzept die Kontinuität des Projekts. Die fließende Übergabe der redaktionellen Verantwortung an den jeweils nächsten Ausbildungsjahrgang hält das Format dauerhaft lebendig. Ein weiterer Pluspunkt ist die hohe Eigenverantwortung der Nachwuchskräfte. Dieser Vertrauensvorschuss seitens der Verwaltung stärkt die Identifikation der Azubis mit ihrem Arbeitgeber und fördert gleichzeitig wichtige digitale Kompetenzen.

Stolpersteine

Eine zentrale Herausforderung ist die Kontinuität der Berichterstattung während intensiver Lernphasen. Besonders während der Hauptlehrgänge oder Prüfungszeiten an der Hochschule in Mayen bleibt oft wenig Zeit für die Redaktionsarbeit. Hier braucht es eine vorausschauende Planung und enge Abstimmung innerhalb der Azubi-Gruppe.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Einhaltung von Datenschutz und Verschwiegenheitspflicht. Berichte aus sensiblen Fachbereichen dürfen keine vertraulichen Informationen enthalten. Um dieses Risiko zu minimieren, hat die Verwaltung einen festen Korrekturprozess etabliert. Jeder Artikel durchläuft vor der Veröffentlichung eine Prüfung durch die Ausbildungsverantwortlichen. Dieser Zwischenschritt sorgt für die notwendige rechtliche Sicherheit und schützt sowohl die Auszubildenden als auch die Verwaltung vor Fehlern.

Ansprechpartner

Sollten Sie Fragen zum Projekt oder zur Ausbildung haben, können Sie sich an folgende Ansprechpartnerin wenden:

Verbandsgemeinde Wittlich-Land
Carina Alt-Linden
Telefon: 06571 / 107 – 132
E‑Mail: carina.alt-linden@vg-wittlich-land.de

Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.

Der „Digital-Newsletter“ wird unterstützt von:

Teile dieses Artikels wurden auf Basis von Änderungsvorschlägen einer KI-Assistentin überarbeitet, um den Text präziser und lesefreundlicher zu gestalten.

Firmen, die KI anwenden, berichten von einer verbesserten Wettbewerbsposition, jedoch kämpft die Hälfte der Unternehmen mit Digitalisierungsproblemen. Rund 13 Prozent sehen sich durch die Digitalisierung in ihrer Existenz bedroht. Darüber hinaus erkennen 42 Prozent der Unternehmen, dass sich ihr Geschäftsmodell durch die Digitalisierung ändert, obwohl viele ihr Datenpotenzial noch nicht effektiv nutzen. Während einige Unternehmen führend im Bereich der digitalen Innovation sind, haben andere Mühe, Schritt zu halten, was zu einer gespaltenen Digitalisierungslandschaft in Deutschland führt.

• Digitalisierung der Wirtschaft: Fast jedes Unternehmen setzt auf KI (PDF, fünf Seiten, 0,3 MB)

Fast 44 Prozent der Beschäftigten nutzen solche Anwendungen offiziell, während nur 18 Prozent darauf verzichten. Die KI wird vor allem geschätzt, weil sie Arbeitsprozesse beschleunigt und kreative Problemlösungen unterstützt, während andere Aspekte wie Arbeitsfreude oder emotionale Unterstützung weniger relevant sind. Die Einführung erfolgt meist durch freiwillige Maßnahmen wie Leitfäden und Schulungen.

Gleichzeitig bleibt die Digitalisierung der Verwaltung in der öffentlichen Wahrnehmung langsam, obwohl viele kleine Fortschritte gemeldet werden, etwa bei elektronischen Akten oder der Registermodernisierung. Übergreifende Themen wie Datenmanagement, Cyber-Sicherheit und Bürokratierückbau gelten als langfristig besonders wichtig.

• Digitalthemen in der öffentlichen Verwaltung 2026 (PDF, 45 Seiten, 2,9 MB)

Diese Räume, wie Stadtlabore, Makerspaces oder Digitalwerkstätten, ermöglichen unmittelbar erlebbares Lernen, Mitgestaltung und Austausch zu Smart-City-Themen. Sie verbinden physische oder mobile Begegnungsstätten mit Bildung, Information und Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft. Eine neue Studie des Bundesinstituts für Bau‑, Stadt- Raumforschung (BBSR) basiert auf Erfahrungen von mehr als 50 Einrichtungen aus dem Förderprogramm „Modellprojekte Smart Cities“. Sie beschreibt fünf Typen solcher Ankerorte und analysiert deren Zielgruppen, Formate, Kooperationsmodelle und Erfolgsfaktoren. Dadurch entstehen praxisnahe Ansätze für die digitale Stadtentwicklung und lokale Umsetzung. Aus Rheinland-Pfalz wird auch der Makerspace Mayen-Koblenz vorgestellt.

• Stadtlabore, Makerspaces und Digitalwerkstätten (PDF, 76 Seiten, 2,3 MB)

Moderne Chatbots: Mehr als nur eine Suchfunktion

Chatbots gibt es schon länger auf Webseiten. Bis vor wenigen Jahren reagierten sie aber oft nur auf Schlüsselwörter in den Anfragen, wie zum Beispiel „Öffnungszeiten“ oder „Adresse“, und gaben dann eine vorgefertigte Antwort aus. Im Grunde waren sie nur eine interaktive Suchfunktion.

Mit den Durchbrüchen im Bereich der Künstlichen Intelligenz und dem Aufkommen von großen Sprachmodellen (Large Language Models, LLM) wie ChatGPT änderte sich dies. Chatbots, die mit Millionen von Texten trainiert wurden, können nun deutlich flexibler und zielgerichteter antworten.

Die Herausforderung bei den neuen, „klügeren“ Chatbots ist es, sicherzugehen, dass sie immer korrekte Antworten geben und nicht auf falsche Informationen aus ihren riesigen Trainingsdaten zurückgreifen.

In der Südwestpfalz hat man dafür eine Lösung gefunden.

Beschreibung des Projektes

In der Verwaltung des Landkreises Südwestpfalz arbeitet der Chatbot Findus des Unternehmens H24. Der Chatbot nutzt die Technologie von ChatGPT und kann dadurch flexibel und genau antworten. Er wurde aber speziell mit den Daten der Webseite der Kreisverwaltung trainiert. Ihm ist es verboten, für die Beantwortung von Fragen auf sein allgemeines Weltwissen zuzugreifen. So wird sichergestellt, dass er wirklich korrekt antwortet.

Der Chatbot ist flexibel einstellbar. Das zugrunde liegende Sprachmodell kann getauscht werden, falls eine andere Technologie bessere Ergebnisse verspricht. Sein Spezialwissen, also die Trainingsdaten von der Kreisverwaltung, bleiben davon unberührt.

Das Projekt wurde durch den Pakt für den öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) gefördert. Die vorherige Förderrunde hatte der Landkreis Südwestpfalz bereits genutzt, um interne Abläufe zu automatisieren. Für 2024 rückte das Thema Außenkommunikation in den Fokus. Durch einen Chatbot sollen die Menschen im Landkreis einfacher und schneller relevante Daten finden. Gleichzeitig werden die Mitarbeitenden von Routineaufgaben wie Telefonauskünften entlastet. So haben sie mehr Zeit für komplexe Themen.

Wie funktioniert es?

Auf der Webseite des Landkreises begrüßt der Chatbot Findus die Nutzer in Form eines blauen Eichhörnchens. Ein Klick auf das Symbol startet den Chat. Nutzer können dann ihre Anliegen formulieren, Nachfragen stellen oder ihre Anfrage im Gespräch verfeinern. Der Grundsatz lautet: Je genauer die Anfrage, desto besser das Ergebnis.

Für eine möglichst hohe Barrierefreiheit können Nutzer ihre Fragen auch per Mikrofon stellen oder sich die Antworten vorlesen lassen. Der Chatbot kann zudem in Leichter Sprache antworten.

Die Fähigkeit, verschiedene Sprachen zu verstehen, stammt aus dem Training des zugrundeliegenden Sprachmodells. Die Inhalte seiner Antworten schöpft der Chatbot aber ausschließlich aus den Informationen der Kreisverwaltung. Damit ergänzt er das Angebot des Landkreises, der bereits Anträge in verschiedenen Sprachen wie Ukrainisch online zur Verfügung stellt.

Zwei wichtige Einstellungen sichern die Qualität der Antworten: Erstens greift der Chatbot nur auf die freigegebenen Informationen der Kreis-Webseite zu. Zweitens verfügt er nur über ein „Kurzzeitgedächtnis“. Sobald ein Nutzer die Seite verlässt, beginnt ein neuer Chat. Die Informationen aus dem vorherigen Gespräch werden nicht gespeichert. Dies verhindert, dass der Chatbot Informationen „herbeifantasiert“ oder durch lange Dialoge verwirrt wird.

Einblick in einen Chat mit Findus: Hier beantwortet der Chatbot Findus Fragen zum Thema Sperrmüll.

Was hat sich durch das Projekt geändert?

Der Chatbot wird rege genutzt. Seit seinem Start im August 2025 gingen über 2.000 Chatanfragen ein. Die Themen reichten dabei vom Elterngeld über die Müllentsorgung bis zu Fragen aus dem Bereich Kinder und Jugend.

Die Verwaltung wertet die Anfragen und Antworten im Hintergrund regelmäßig aus. Auf dieser Grundlage verfeinert sie die Trainingsdaten und die Systemanweisungen des Chatbots. Das Ziel ist, die Antworten kontinuierlich zu verbessern und noch präziser zu machen.

Dabei zeigt sich ein wichtiger Nebeneffekt: Die Analyse hilft auch, Fehler auf der Webseite schneller zu entdecken. So fielen bei ersten, internen Tests zum Beispiel veraltete Adressen von Außenstellen auf. Diese konnten dadurch umgehend korrigiert werden.

Die Wissensbasis des Chatbots wird zudem laufend erweitert. Aktuelle Schwerpunkte sind die Bereiche Migration, Integration und Jagdrecht. Zukünftig soll der Chatbot auch Informationen von Service RLP und dem Robert-Koch-Institut einbinden können. Zudem ist geplant, das Design an den Webauftritt des Landkreises anzupassen.

So wurde es gemacht

Ziel

Das Projekt verfolgte zwei Hauptziele. Zum einen sollten die Bürgerinnen und Bürger bei einfachen Anfragen schneller eine Antwort erhalten und nicht mehr in Warteschleifen warten müssen. Gleichzeitig sollte verhindert werden, dass sie sich an die falsche Stelle wenden und dadurch Zeit verlieren.

Zum anderen sollten die Mitarbeitenden in der Verwaltung von wiederkehrenden Standardanfragen entlastet werden. Die frei werdenden Ressourcen können so für die Bearbeitung komplexerer Anliegen genutzt werden.

Die Einführung eines Chatbots wurde als passendes Werkzeug für diese Aufgabe identifiziert.

Vorgehen

Am Anfang stand eine Marktrecherche, um den aktuellen Stand der Technik zu sichten. Anschließend erstellte die Verwaltung eine detaillierte Leistungsbeschreibung für die Ausschreibung. Dabei arbeitete sie auch mit anderen Gesundheitsämtern zusammen, um von deren Erfahrungen zu profitieren.

Wichtige Kriterien für die Auswahl waren der Einsatz eines modernen Sprachmodells (LLM) für verständliche, natürliche Antworten und das Hosting des Systems in Europa, um die Datenschutzvorgaben zu erfüllen. Zudem sollte die Technologie-Plattform offen sein, damit die Verwaltung bei Bedarf auf ein neueres, besseres LLM umsteigen kann.

Den Zuschlag erhielt das Unternehmen H24 mit dem Chatbot Findus. Für die erste Wissensbasis las der Anbieter die Webseite der Kreisverwaltung aus und verwendete die Inhalte als Trainingsdaten. In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung wurde der Chatbot anschließend in die Systeme der Kreisverwaltung eingebunden.

Vor der Freischaltung lief der Chatbot in einer internen Test-Umgebung. Dabei zeigte sich, dass die Trainingsdaten optimiert werden mussten, da zum Beispiel veraltete Informationen von der Webseite übernommen wurden. Nach der Überarbeitung dieser Punkte startete der Chatbot im August 2024 in einer öffentlichen Beta-Version auf der Webseite des Landkreises.

Auch nach dem Start wird das Projekt kontinuierlich weiterentwickelt. Die Anfragen und Antworten werden laufend ausgewertet, um die Trainingsdaten zu optimieren. Schrittweise werden zudem weitere Themenbereiche hinzugefügt und eine Anbindung an externe Dienste wie Service RLP vorbereitet. Auch eine Anpassung des Designs an den Webauftritt des Kreises ist geplant.

Aufwand

Der Personalaufwand für die Einführung war umfassend. Er umfasste die Recherche zu Technik und Zertifikaten, die Erstellung des Leistungsverzeichnisses sowie die Abstimmung mit der IT und den Fachabteilungen. Auch die Erstellung der Beschlussvorlagen für die politischen Gremien gehörte dazu. Insgesamt belief sich der Arbeitsaufwand auf rund 100 Stunden bei den Verantwortlichen.

Der finanzielle Aufwand liegt bei einem mittleren fünfstelligen Betrag, der gefördert wurde. Diese Summe schließt die Dienstleistungen zum Start sowie die Lizenz- und Servicegebühren für 24 Monate ein. Die jährlichen Kosten liegen im niedrigen vierstelligen Bereich.

Zum laufenden Aufwand gehört die regelmäßige Kontrolle des Chatbots. Dabei wird zum einen der Datenschutz sichergestellt, indem geprüft wird, dass der Chatbot keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Zum anderen werden die Qualität der Antworten und die Aktualität der Datengrundlage auf der Webseite überwacht.

Verantwortliche

Für den technischen Betrieb und die Implementierung des Chatbots ist der Dienstleister H24 verantwortlich. Er arbeitet dabei eng mit der IT-Abteilung der Kreisverwaltung zusammen.

Die Koordination innerhalb der Verwaltung ist aufgeteilt. Da das Projekt aus Mitteln des öffentlichen Gesundheitsdienstes gefördert wurde, war für die Vorarbeiten der Digitalisierungsverantwortliche des Gesundheitsamtes federführend. Der Digitalisierungsbeauftragte des Kreises übernimmt die Abstimmung mit den weiteren Abteilungen der Verwaltung.

Für die sachliche Richtigkeit der Antworten sorgen die jeweiligen Fachabteilungen. Sie kontrollieren die Qualität der Trainingsdaten und stellen so sicher, dass der Chatbot korrekte Informationen liefert.

Erfolgsfaktoren

Ein entscheidender Faktor war die breite Beteiligung aller relevanten Akteure. Die Digitalisierungsverantwortlichen, der Datenschutzbeauftragte, die IT-Abteilung und die Öffentlichkeitsarbeit arbeiteten eng zusammen. Durch diese gute Vorbereitung und die Verknüpfung mit bestehenden Digitalisierungsprojekten waren viele Arbeitsschritte bereits bekannt. So ließen sich Aufgaben gut verteilen und schnell erste Erfolge erzielen.

Der wichtigste Faktor für die Qualität des Chatbots ist die Qualität der Daten. Die intensive Testphase vor dem Start war daher entscheidend. Auch die stetige Kontrolle und Überarbeitung der Webseite und damit der Trainingsdaten im laufenden Betrieb sind unerlässlich. Stimmen die Daten, ist ein Chatbot ein Selbstläufer.

Stolpersteine

Die Zusammenarbeit der vielen Akteure war eine Herausforderung. Einige Beteiligte hatten anfangs eine gewisse Scheu, sich auf ein solches KI-Projekt einzulassen. Hier half das bereits weitgehend digitalisierte Gesundheitsamt, das als eine Art interner Leuchtturm fungierte und Bedenken abbauen konnte.

Auch die Sicherstellung der Datenqualität war eine Hürde. Die Testphase war hier entscheidend. In dieser Phase konnten doppelte oder veraltete Daten, wie zum Beispiel bei den Adressen von Außenstellen, frühzeitig gefunden und korrigiert werden. Inzwischen wird der Chatbot sogar intern genutzt, um die Aktualität der Webseite zu kontrollieren.

Ansprechpartner

Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgende Ansprechpartner wenden:

M. Lang
Digitalisierungsbeauftragter der Kreisverwaltung Südwestpfalz
E‑Mail: m.lang@lksuedwestpfalz.de

F. Henßler
Gesundheitsamt des Landkreises Südwestpfalz
E‑Mail: f.henssler@lksuedwestpfalz.de

Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.

Der „Digital-Newsletter“ wird unterstützt von:

Teile dieses Artikels wurden auf Basis von Änderungsvorschlägen einer KI-Assistentin überarbeitet, um den Text präziser und lesefreundlicher zu gestalten.

Der Wettbewerb fand zum neunten Mal statt und gehört zum Landesprojekt „Digital in die Zukunft“, das 2021 startete und Vereine, Organisationen und Projekte etwa mit Online-Fortbildungen, einem digitalen Werkzeugkasten mit Online-Schulungen sowie Vernetzungsangeboten unterstützt. In diesem Jahr gingen 57 Bewerbungen ein, eine sechsköpfige Jury wählte zehn Projekte aus, die jeweils 1.000 Euro Preisgeld erhalten.

Ausgezeichnet werden Vorhaben, die ehrenamtliche Arbeit digital umsetzen oder digital unterstützen, etwa um Verwaltungsaufwand zu verringern und Zusammenarbeit orts- und zeitunabhängig zu erleichtern. Beispiele sind eine Webplattform zu Künstlicher Intelligenz, ein digitaler Belegungsplan eines jüdischen Friedhofs sowie Lernangebote, bei denen Schülerinnen und Schüler Älteren Funktionen am Smartphone erklären. Weitere Beispiele sind ein Audiowalk über QR-Codes, also quadratische Barcodes, und Projekte zur digitalen Vereinsverwaltung.

• Ideenwettbewerb Ehrenamt 4.0 (Seite der Landesregierung)

Diese enthalten Beispiele aus E‑Government sowie Städtebau- und Stadtplanung, die zeigen, wie man Verkehrsprobleme löst, die Energieversorgung optimiert und den Klimaschutz unterstützt. Einige Projekte befassen sich zudem mit der Verbesserung der Luft- und Wasserqualität sowie dem Schutz vor Cyberangriffen. 

Nutzerinnen und Nutzer können mithilfe von Filtern gezielt nach Projekten suchen und erhalten auf Knopfdruck detaillierte Informationen. Aus Rheinland-Pfalz werden beispielsweise das Projekt Kulturschätze Digital aus Kusel und das Projekt Kommunale Räume aus Bernkastel-Wittlich vorgestellt.

• Smarte Praxisbeispiele für Kommunen (Webseite des BBSR)

Komplexe Anforderungen treffen auf knappe Stellenpläne

Die Digitalisierung der Verwaltung wird oft auf die technische Ausstattung reduziert. Doch die eigentliche Herausforderung bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) liegt in den Abläufen. Ein guter Online-Dienst ist mehr als ein PDF-Formular im Internet. Der dahinterliegende Verwaltungsprozess muss neu gedacht, vereinfacht und digital abgebildet werden.

Hier kommen sogenannte Formularmanagementsysteme (FMS) zum Einsatz. Mit dieser Software werden die digitalen Antragsstrecken gebaut, die Bürgerinnen und Bürger später nutzen. Die Bedienung dieser Systeme und das logische Design der Prozesse erfordern jedoch spezielles Fachwissen. Es braucht Experten, die sowohl die rechtlichen Verwaltungsabläufe verstehen als auch die technische „Sprache“ der Software sprechen.

Für kleine und mittlere Kommunen entsteht hier ein Dilemma: Die vorhandenen Sachbearbeiter sind Experten in ihrem Fachrecht, haben aber im Tagesgeschäft keine Zeit, sich tief in das Prozessdesign einzuarbeiten. Gleichzeitig ist die Einstellung eines spezialisierten Prozessdesigners für eine einzelne Verbandsgemeinde oft finanziell nicht darstellbar oder aufgrund des geringen Fallaufkommens nicht ausgelastet. Genau hier setzt die interkommunale Zusammenarbeit an: Sie schafft die kritische Masse, um einen solchen Spezialisten wirtschaftlich sinnvoll zu beschäftigen.

Beschreibung des Projektes

Der Weg zur gemeinsamen Digitalisierung begann bereits 2016. Die Verbandsgemeinden Zell, Ulmen, Cochem und Kaisersesch suchten den Austausch im Bereich E‑Government. Schnell wurde klar: Allein ist der Berg an Aufgaben kaum zu bewältigen. Deshalb entschieden sich die vier Verwaltungen 2018 für einen pragmatischen Schritt: Sie schufen die Stelle eines gemeinsamen Prozessdesigners.

Die Aufgabe dieser Fachkraft ist klar definiert. Analoge Verwaltungsabläufe werden in digitale Prozesse überführt. Dabei steht die Standardisierung an erster Stelle. Ein Prozess soll nicht viermal unterschiedlich, sondern einmal einheitlich entwickelt werden. So entsteht eine „Blaupause“, die alle Partner nutzen können.

Was als lose Kooperation startete, erhielt im Jahr 2024 einen festen Rahmen. Die Partner unterzeichneten eine sogenannte Zweckvereinbarung für den Bereich „Prozessdesign“. Damit wurde die Zusammenarbeit rechtlich abgesichert und die Finanzierung langfristig geregelt. Organisatorisch wurde eine flexible Lösung gefunden: Der Prozessdesigner ist bei der Verbandsgemeinde Ulmen angestellt, sein Arbeitsplatz befindet sich jedoch zentral in der Verbandsgemeinde Kaisersesch. Von dort aus bedient er alle vier Partner.

Rund 50 Verwaltungsdienstleistungen sollen zentral entwickelt werden. Dazu gehören Klassiker wie die Hundesteuer-Anmeldung, das digitale Fundbüro oder gewerberechtliche Erlaubnisse. Für diesen Ansatz der Ressourcenteilung erhielt der Verbund im November 2024 den EIFEL Award.

Wie funktioniert es?

Das Herzstück der Zusammenarbeit ist das Prinzip der zentralen Spezialisierung. Anstatt dass jede der vier Verbandsgemeinden eigene digitale Lösungen entwickelt, übernimmt dies der gemeinsame Prozessdesigner. Der Ablauf folgt dabei einer klaren Logik: Ein Prozess wird einmal entworfen, einmal programmiert und anschließend von allen vier Verwaltungen genutzt.

Die Arbeit beginnt dabei nicht am Computer, sondern in der Abstimmung. Der Prozessdesigner arbeitet eng mit den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der jeweiligen Fachbereiche zusammen. Gemeinsam wird geprüft, wie der analoge Arbeitsablauf bisher funktionierte und wie er digital aussehen soll. Oft müssen dabei gewachsene, unterschiedliche Arbeitsweisen der vier Verwaltungen harmonisiert werden. Ziel ist ein einheitlicher Standard-Ablauf.

Ist dieser Standard definiert, setzt der Prozessdesigner ihn technisch um. Da er durch die gemeinsame Finanzierung von anderen Aufgaben freigestellt ist, kann er sich voll auf die Programmierung und das Testen konzentrieren. Das Ergebnis ist eine fertige digitale Anwendung – etwa ein Online-Antrag –, die sofort in allen vier Verbandsgemeinden eingesetzt werden kann. Aus einer Entwicklung entstehen so vier funktionierende Lösungen.

Was hat sich durch das Projekt geändert?

Das Projekt hat die Wirtschaftlichkeit der Digitalisierungsvorhaben in den vier Verbandsgemeinden grundlegend verbessert. Durch die Teilung der Personalkosten erhalten die Kommunen Zugriff auf hochspezialisiertes Fachwissen. Für eine einzelne Verwaltung wäre eine solche Expertenstelle oft finanziell kaum darstellbar. Nun können öffentliche Mittel effizienter eingesetzt werden.

Gleichzeitig hat sich die Qualität der digitalen Angebote erhöht. Da der Prozessdesigner nicht durch andere Verwaltungsaufgaben gebunden ist, kann er sich voll auf die Entwicklung nutzerfreundlicher Anwendungen konzentrieren. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren von ausgereiften Online-Diensten, die in allen vier Verbandsgemeinden einheitlich funktionieren und rund um die Uhr erreichbar sind.

Der Erfolg des Modells strahlt mittlerweile auch auf andere Bereiche aus. Die etablierte Zusammenarbeit beim Prozessdesign diente als Blaupause für die Gründung einer zentralen Vergabestelle (ZVS-ZUCK). Diese übernimmt nun die rechtssichere Abwicklung von Auftragsvergaben für alle Partner. Das zeigt: Die einmal geschaffenen Strukturen der Kooperation lassen sich erfolgreich auf weitere Verwaltungsaufgaben übertragen. Zudem fördert die enge Abstimmung den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitenden über die Gemeindegrenzen hinweg.

So wurde es gemacht

Ziel

Das Hauptziel war die wirtschaftliche und effiziente Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Die beteiligten Verbandsgemeinden wollten trotz begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen hochwertige digitale Bürgerdienste anbieten. Konkret sollte durch die interkommunale Zusammenarbeit eine spezialisierte Fachstelle für das Prozessdesign finanziert werden. Diese sollte standardisierte digitale Abläufe („Blaupausen“) entwickeln, die von allen Partnern genutzt werden können, um so dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und die Handlungsfähigkeit der Verwaltung zu sichern.

Vorgehen

Die Umsetzung erfolgte in mehreren Phasen. Den Auftakt bildete ab 2016 ein informeller Austausch über E‑Government-Themen, um gemeinsame Bedarfe zu identifizieren. Daraus entstand 2018 der operative Kern des Projekts: Die vier Verbandsgemeinden schufen die Stelle eines gemeinsamen Prozessdesigners und regelten dessen Finanzierung.

Um die Zusammenarbeit langfristig und rechtssicher zu gestalten, wurde die Kooperation 2024 durch eine Zweckvereinbarung formalisiert. Im praktischen Betrieb folgt das Vorgehen einem festen Muster: Zunächst werden Prozesse priorisiert (z. B. Hundesteuer). Anschließend harmonisiert der Prozessdesigner in Abstimmung mit den Fachabteilungen die Abläufe der vier Verwaltungen. Erst wenn ein einheitlicher Standard definiert ist, erfolgt die technische Programmierung und Einführung.

Aufwand

Der finanzielle Aufwand besteht primär in den Personalkosten für die hochspezialisierte Fachkraft (Prozessdesigner). Durch die Kostenteilung auf vier Partner bleibt die finanzielle Belastung für die einzelne Kommune jedoch gering.

Der wesentliche organisatorische Aufwand liegt in der Abstimmung. Da vier unabhängige Verwaltungen ihre Arbeitsweisen harmonisieren müssen, entsteht ein Koordinierungsbedarf. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Fachabteilungen müssen Zeit investieren, um gemeinsam mit dem Prozessdesigner die Abläufe zu analysieren und auf einen einheitlichen Standard zu bringen.

Verantwortliche

Träger des Projekts sind die vier Verbandsgemeinden Zell, Ulmen, Cochem und Kaisersesch gemeinsam.

Die organisatorische Umsetzung erfolgt arbeitsteilig: Die Verbandsgemeinde Ulmen fungiert als formaler Arbeitgeber für den Prozessdesigner. Die Verbandsgemeinde Kaisersesch stellt den Dienstsitz und die Büroinfrastruktur zur Verfügung.

Die operative Verantwortung für die Digitalisierung liegt beim Prozessdesigner. Er arbeitet inhaltlich eng mit den Fachabteilungen und Sachbearbeitern aller vier Verwaltungen zusammen, um die fachlichen Anforderungen zu klären.

Erfolgsfaktoren

Ein entscheidender Faktor war der gemeinsame politische Wille. Das über Jahre gewachsene Vertrauen zwischen den vier Bürgermeistern bildete das Fundament für die Zusammenarbeit und die spätere rechtliche Festigung.

Wichtig war zudem die konsequente Spezialisierung der Stelle. Die Fachkraft wird nicht für allgemeine Aufgaben oder IT-Support herangezogen, sondern konzentriert sich ausschließlich auf das Prozessdesign. Nur so können Qualität und Geschwindigkeit gehalten werden.

Auch die Strategie „Standardisierung vor Digitalisierung“ trug maßgeblich zum Erfolg bei. Anstatt zu versuchen, vier unterschiedliche Varianten eines Prozesses digital abzubilden, einigten sich die Partner stets auf eine gemeinsame „Blaupause“. Dies ermöglichte die Skalierung der Lösungen.

Stolpersteine

Die größte Herausforderung liegt in den historisch gewachsenen Strukturen. Vier unabhängige Verwaltungen bedeuten oft vier unterschiedliche Wege, einen Vorgang zu bearbeiten. Diese Abläufe zu harmonisieren, ist zeitintensiv und erfordert die Bereitschaft aller Beteiligten, von gewohnten Routinen abzuweichen.

Damit einher geht die Notwendigkeit eines kulturellen Wandels. Standardisierung stößt nicht immer sofort auf Gegenliebe. Es bestand die Gefahr, dass die Vereinheitlichung als Verlust von Eigenständigkeit empfunden wird. Um dem zu begegnen, war es entscheidend, die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter frühzeitig einzubinden. Nur wenn die Standardisierung als Arbeitserleichterung und nicht als Bevormundung verstanden wird, trägt das Team den Weg mit.

Ansprechpartner

Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, können Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:

Verbandsgemeinden Zell, Ulmen, Cochem, Kaisersesch (IKZ ZUCK)
Mark Klasen (VG Kaisersesch)
Tel.: 0 26 53 / 99 96–100
E‑Mail: mark.klasen@vg.kaisersesch.de

Für die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.

Der „Digital-Newsletter“ wird unterstützt von:

Teile dieses Artikels wurden auf Basis von Änderungsvorschlägen einer KI-Assistentin überarbeitet, um den Text präziser und lesefreundlicher zu gestalten.

Das geht aus dem jetzt vorgelegten Tätigkeitsbericht des Vereins hervor. 2025 standen unter anderem die Einführung von Open-Source-Software, die Nutzung Künstlicher Intelligenz und die Unterstützung von Coworking-Spaces in ländlichen Gebieten im Fokus. Ein weiteres Projekt entwickelte ein Tool zur Darstellung von kommunalen Daten, um vergleichbare Gemeinden besser zu vernetzen. Europäische Kooperationen und Hochschulprojekte ergänzten die Arbeit, beispielsweise durch Forschung zu klimafreundlichen Mobilitätsmodellen. Insgesamt wurden praxisnahe Lösungen erarbeitet, die sowohl technologische als auch soziale Innovationen fördern.

• Tätigkeitsbericht 2025 (PDF, 23 Seiten, 3,3 MB)

Digitalisierungsministerin Dörte Schall sagte, „die Lücken sind da, wo die Landschaft am schönsten ist“. Damit Mobilfunkmasten leichter gebaut werden können, treffen sich Mobilfunkunternehmen und örtliche Energieversorger. Die Anbindung an das Stromnetz kostet viel Zeit und Geld. Der Naturschutzbund (NABU) betont, dass Naturschutz und digitale Versorgung grundsätzlich vereinbar sind, aber sensible Bereiche wie Brutplätze seltener Arten wegen Rodungen, Baustellenflächen und Zuwegungen gemieden werden müssen und in Schutzgebieten eine Artenschutzprüfung nötig ist. Schall kündigte eine weitere Mobilfunkmesswoche an, bei der Bürgerinnen und Bürger Smartphones und eine App der Bundesnetzagentur nutzen, um die Versorgung anonymisiert zu messen. Netzbetreiber haben im Mobilfunkpakt bis Ende 2027 rund 2.100 Standortmaßnahmen wie Neubauten oder Upgrades von 2G auf 4G oder 5G zugesagt.

• Mobilfunklücken sind da, wo die Landschaft am schönsten ist (Bericht bei „n‑tv“)
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